Zapytanie o propozycję na platformie zakupowej (request for quotation – RFQ) to rodzaj zapytania ofertowego, w którym firma informuje o planowanym rozpoczęciu projektu zakupu usług/towarów. Powinno ono zawierać szczegółową specyfikację oraz formalne warunki, jakie muszą zaakceptować składający ofertę. Taka forma zapytania często kończy proces zakupów. Są w nim też przedstawione zasady konstruowania i składania oferty. Zapytanie RFQ dotyczące realizacji wyjątkowych projektów wymaga często od firmy je składającej nie tylko oceny wykonalności, ale też generalnej kondycji oferentów i ich możliwości faktycznej realizacji składanej oferty.

CO SKŁADA SIĘ NA ZAPYTANIE RFQ?

Zawiera ono zazwyczaj kilka słów o firmie, która je składa oraz o profilu jej działalności. Powinno się w nim umieścić również efekt docelowy, jaki firma chce osiągnąć poprzez złożenie takiego zapytania oraz sposoby oceny ofert. Jakie więc powinno być zapytanie RFQ?

Kompletne – zawierające wszelkie niezbędne informacje (zakres prac/opis towaru, terminy realizacji, ewentualne specyficzne warunki formalne).

Przejrzyste – bez dwuznaczności w opisie postępowania.

Dogodne terminowo – dające czas na przygotowanie oferty.

Opłacalne – dające szansę realnej korzyści.

Wyczerpujące minimum logistyczne.

KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z ZASTOSOWANIA RFQ

Zastosowanie RFQ może być końcowym etapem wyłaniającym zwycięskiego oferenta lub jednym z etapów postępowania zakupowego (elementem poprzedzającym aukcję elektroniczną, negocjacje lub kolejne zapytanie RFQ). W każdym przypadku pozwala na wzmożenie konkurencji wśród dostawców/wykonawców, co skutkuje wygenerowaniem największych możliwych oszczędności dla firmy składającej takie zapytanie.

Pozwala ono również rozbić proces dużej zmiany (np. wprowadzenia systemu informatycznego w organizacji, która do tej pory opierała się na obiegu papierowych dokumentów) na etapy. Podążając za powyższym przykładem, dzięki RFQ można wyłonić wykonawców, którzy będą realizować zamówienia na sprzęt komputerowy, oprogramowanie oraz przeprowadzać szkolenia dla użytkowników.

WŁAŚCIWA KONSTRUKCJA RFQ

Odpowiednia konstrukcja zapytania RFQ wpływa na sukces całego postępowania zakupowego. Jeśli jest ono zbyt ogólne, oferent nie będzie w stanie stworzyć dokładnej, odpowiadającej kupującemu specyfikacji. Z drugiej strony (szczególnie przy dużych i skomplikowanych projektach) jeżeli specyfikacja jest zbyt szczegółowa możemy ograniczyć pomysłowość i kreatywność wykonawcy, a co za tym idzie sztucznie zawyżyć składane przez niego oferty cenowe lub ograniczyć rynek.

PRZYKŁAD WYKORZYSTANIA RFQ

Firma produkcyjna chce zakupić dwa namioty magazynowe o powierzchni 400 m2 każdy wraz z usługą wyrównania i wybrukowania placu pod nie. Po opublikowaniu zapytania i zebraniu ofert okazało się, że jedynie niewielka liczba firm, świadczących takie kompleksowe usługi, złożyła oferty. Ponadto nie były one odpowiednio atrakcyjne cenowo. Firma zastosowała więc manewr polegający na rozbiciu kompleksowego zapytania na dwa osobne. Poskutkowało to dużą ilością ofert na oba zapytania, dzięki czemu można było wyłonić ofertę, która zapewniała wymagany poziom oszczędności.