„Usługi transportowe są na tyle specyficzne, że niemożliwe jest skorzystanie z Platformy Zakupowej”. To stwierdzenie często słyszymy przy okazji konsultacji obszarów zakupowych naszych klientów. Nic bardziej mylnego. Coś jest niemożliwe dopóty dopóki ktoś inny tego nie zrobi. Podobnie jest z kontraktowaniem usług transportowych. Ci z klientów, którzy zdecydowali się na ten krok wykorzystując z narzędzia e-zakupów odnieśli znaczne korzyści w postaci oszczędności oraz znacząco ograniczyli ryzyko braku znalezienia przewoźnika. Drogą do tego celu jest dywersyfikacja dostawców oraz redukcja czasochłonności procesu wywoływania usług transportowych w ramach pojedynczych  rozproszonych zakupów.

Przygotowanie takiego postępowania z wykorzystaniem platformy zakupowej powinniśmy rozpocząć od przygotowania specyfikacji transportu, który będzie zlecany wykonawcom. Bolączką wielu firm jest fakt, że taki dokument nie jest spisany i sformalizowany – często funkcjonuje on w firmach w postaci nieformalnych notatek bądź wręcz znajduje się „w głowach” osób, które są odpowiedzialne za organizację transportu. Raz przygotowana profesjonalna specyfikacja będzie solidnym fundamentem do realizowanych w przyszłości zleceń na wykonanie usług transportowych. Dokument taki powinien zawierać między innymi informację jakiego rodzaju usługi transportowe będą kontraktowane przez firmę, godziny i miejsca odbiorów, w jaki sposób dostawca będzie powiadamiany o zleceniu, z jakim wyprzedzeniem i jakie są wymagania np. co do: samochodów (wymagane certyfikaty, atesty itp.). Logistycy w firmach posiadają pełnię wiedzy w tym zakresie, jedynym mankamentem jest jednak fakt, że nie jest ona spisana i uporządkowana.

Po spisaniu takiego dokumentu, należy zweryfikować czy specyfikację spełniają i akceptują dostępne na rynku firmy transportowe. Rekomendowane jest przeprowadzenie badania za pomocą RFI (zapytanie o informację). Odpowiedzią na nasze RFI będzie informacja ile firm spełnia  nasze wymagania. Gdyby odpowiedzi było zbyt mało (np. poniżej 10 firm), byłby to wyraźny sygnał ostrzegawczy, że warunki, które stawiamy przed potencjalnymi dostawcami są zbyt restrykcyjne. Warto byłoby wówczas przeanalizować naszą specyfikację i zmodyfikować w taki sposób, aby więcej firm mogło wziąć udział w postępowaniu.

Kluczowym elementem obok dobrej specyfikacji zbadanej za pomocą RFI, jest także decyzja  dyrekcji i zarządu o standaryzacji kontraktowania usług transportowych.  Z naszego doświadczenia wynika, że to właśnie od osób decyzyjnych zależy sukces takiego przedsięwzięcia. Dobrym rozwiązaniem jest rozdzielenie obowiązków osoby odpowiedzialnej operacyjnie za realizację transportu (logistyka) od obowiązków osoby zajmującej się kontraktowaniem usług transportowych w formie postępowania zakupowego (kupca). Powinniśmy to zrobić, gdyż dla logistyki pierwszym priorytetem będzie zapewnienie realizacji bezpieczeństwa transportu, co jest oczywiście zrozumiałe. Wiedząc to, dostawcy mogą wykorzystać argumenty oparte o ryzyko i próbując wpłynąć na wybór ich oferty. Ryzyko logistyczne w postępowaniu zakupowym optymalizuje kontraktowanie wielu dostawców i kolejkowanie zlecania transportu wg. zaoferowanych stawek.

Drugim celem są naturalnie oszczędności. By zrealizować te ostatnie, potrzebna jest rola kupca, który będzie miał odpowiednie umiejętności negocjacyjne i zakontraktuje transport dla wymaganej specyfikacji w optymalnych stawkach. Osoba z profesjonalnymi kompetencjami kupieckimi będzie mogła też łatwiej odwołać się do skali konkurencji na rynku usług transportowych. Informacja, że zapytanie ofertowe zostało wysłane do wielu firm, które są potencjalnie zainteresowane wykonaniem tych usług określonych w specyfikacji z pewnością da nam dużą przewagę w negocjacjach. Takie działanie doświadczonego kupca pozwana na znaczne korzyści finansowe oraz oszczędność czasu. Praca raz włożona przy wyborze firm, które będą realizować transport w danym okresie, przyniesie też korzyści w postaci szybkiego wywoływania transportu przez logistyków. Przy okazji kontraktowania tej usługi na kolejne okresy logistycy i kupcy będą posiadali również pewną bazę i wiedzę, która pozwoli im znacznie szybciej wyłaniać firmy do realizacji kolejnych zleceń. Jest to model optymalny. W firmach funkcjonują również rozwiązania, w których to dział logistyki na własne potrzeby kontraktuje transport. W takiej sytuacji rozwiązania oparte o e-zakupy pozwalają również na wybór koszyka dostawców i uzyskanie optymalnych stawek ograniczając jednocześnie wpływ dostawców na logistyków w procesie negocjacji.

Jak jednak podejść do takiego postępowania jeżeli firma korzysta z wielu różnych rodzajów transportu i to jeszcze na wielu zróżnicowanych pod względem wolumenu i regularności przewozów na trasach ? Zgodnie z zasadą Pareto 20/80 powinniśmy  rozpocząć od wytypowania 20%  tras, które generują największe koszty i na tych z których najczęściej korzystamy  skoncentrować się na ustandaryzowaniu kontraktowania transportu. Operacyjnie takie działania wymagają historycznych lub prognozowanych danych przewozowych oraz podstawowych umiejętności  związanych z obsługą arkusza kalkulacyjnego. Takie systemowe działania krok po kroku doprowadzą nas do realizacji całego transportu z wykorzystaniem narzędzi e-zakupów.

Skoro wiemy na jakie korzyści możemy liczyć powinniśmy rozpocząć działania na Platformie Zakupowej, które zainicjują realizację kontraktowania usług transportowych.

Krok 1 Opublikowanie RFI (zapytania o informacje), które zweryfikuję stworzoną przez nas specyfikację. Jeżeli uzyskamy wiele odpowiedzi, że firmy ją akceptują jest to sygnał, że dokument jest dobrze przygotowany i będziemy mieli do czynienia z dużym rynkiem  potencjalnych wykonawców kontraktowanych przez nas usług.

Krok 2  Opublikowanie RFQ (zapytanie o warunki) zebranie ofert od dostawców.

Krok 3 Analiza ofert.  Wybranie najlepszych zakwalifikowanych dostawców, wśród których przeprowadzona zostanie finalna dogrywka negocjacyjna w formie aukcji elektronicznej

Krok 4 Analiza wyników aukcji. Wybór koszyka przewoźników  z usług, których  firma będzie korzystać oraz ustalenie kolejności kolejkowania dla nich zleceń , który będzie obowiązywał w danym okresie.

Całość takiego postępowania nie powinna potrwać dłużej niż 3 tygodnie. Praca i energia włożona w przygotowanie tego procesu przyniesie wymierne korzyści dla firmy.