Rodzaje dokumentów w zakupach B2B

Nowoczesna organizacja zakupowa dla efektywnego funkcjonowania potrzebuje zaimplementowanego systemu dokumentów. Nie chodzi tu oczywiście o formalizowanie wszystkiego i na siłę, a raczej opracowanie rozwiązań zgodnych nie tylko z najlepszymi praktykami, ale też ze specyfiką i kulturą organizacyjną danej firmy. Prowadząc działania ukierunkowane na profesjonalizację obszaru zakupów biznesowych warto pochylić się nad rodzajami wykorzystywanych dokumentów zakupowych.

W tym miejscu zaproponuję następujący podział:

1. Regulaminy i procedury zakupowe
2. Dokumentacja organizacyjna
3. Dokumenty operacyjne wykorzystywane w procesie zakupowym
4. Dokumenty handlowe

W niniejszym artykule skupię się głównie na dokumentach organizacyjnych.

Opis stanowiska organizacyjnego

Jednym z podstawowych dokumentów organizacyjnych jest opis stanowiska organizacyjnego. Ten stosunkowo prosty dokument powinien regulować następujące kwestie:

1. Nazwa stanowiska
2. Podległość służbowa
3. Zakres zadań przedmiotowych (wykonywane zadania)
4. Kryteria oceny
5. Szczególne uprawnienia (finansowe, organizacyjne, prawne)

Dobrze skonstruowany opis stanowiska organizacyjnego nie tylko ułatwia podział kompetencji w dziale zakupów, ale także stanowi narzędzie wspierające procesy rekrutacyjne oraz wdrożenia nowych pracowników. Pozwala na szybkie zorientowanie się przede wszystkim w zadaniach przedmiotowych danego stanowiska, co jest szczególnie ważne w przypadku rozbudowanego działu zakupów składającego się z różnych stanowisk. Niezwykle istotne wydaje się być rozróżnienie na proces procurementu oraz sourcingu w złożonych strukturach organizacyjnych. Właściwe modelowanie zakresu przedmiotowego pozwala na stworzenie między innymi ścieżek kariery zawodowej w obszarze zakupów, co z kolei ma bezpośrednie przełożenie na motywację oraz zadowolenie z pracy.

Klasyfikator zadań przedmiotowych

O ile opis stanowiska organizacyjnego dotyczy jednego podmiotu w strukturze organizacyjnej, o tyle klasyfikator zadań przedmiotowych dotyczy całego obszaru. Warto w tym miejscu rozróżnić pojęcie obszaru zakupowego od działu zakupowego. Zadania przedmiotowe w obszarze dotyczą wszystkich działań zakupowych bez względu na to jakie komórki organizacyjne będą za te zadania odpowiedzialne, co jest szczególnie istotne dla decentralizacji funkcji zakupowej charakterystycznej dla takich kategorii jak np. IT, szkolenia, marketing. Prawidłowo opracowany klasyfikator zadań przedmiotowych pozwala na skuteczne zarządzanie jakością poprzez zastosowanie standardów w realizacji działań zakupowych. Charakterystyczną cechą klasyfikatora zadań jest możliwość agregacji i dezagregacji (uszczegółowienia) zadań przedmiotowych, co zwykle w praktyce sprowadza się do schodzenia do drugiego lub trzeciego poziomu.

Przykład:

1. Realizacja postępowania zakupowego
   1.1. Opracowanie specyfikacji
   1.2. Identyfikacja i konsultacje z klientem wewnętrznym kryteriów formalnych i rzeczywistych
   1.3. Identyfikacja listy dostawców
   1.4. Opracowanie zapytania
   1.5. Komunikacja z rynkiem dostawców
   1.6. Składanie ofert handlowych
   1.7. Analiza i ocena kryteriów formalnych
   1.8. Analiza i ocena kryteriów rzeczywistych
   1.9. Opracowanie wstępnego rankingu
   1.10. Dogrywka w formie e-aukcji lub negocjacji
   1.11. Rekomendacja wyboru dostawców

Klasyfikator zadań przedmiotowych może być wykorzystywany w procesie modelowania organizacji zakupowej, wdrażania systemów informatycznych m.in. platformy zakupowej, a także stanowić podstawę wypracowania innych dokumentów takich jak procedury, regulaminy zakupowe lub tablice kompetencyjne.

Tablica kompetencyjna

Zarządzanie rozproszonymi zakupami, a w szczególności zaangażowanie innych niż dział zakupów komórek organizacyjnych, wymaga zwykle w praktyce dobrego modelowania przepływu informacji i działań pomiędzy różnymi podmiotami. W tym celu w praktyce wykorzystywane są tablice kompetencyjne. W tym dokumencie integralną część stanowi klasyfikator zadań przedmiotowych. Tablice kompetencyjne zawierają ponadto podmioty zaangażowane w realizacje zadań w obszarze zakupów oraz matrycę kompetencji.

Przykład tablic kompetencyjnych

Legenda
W – wykonanie
Wp – wykonanie pomocnicze
I – informowanie, otrzymywanie informacji
D – decyzja

Powyższy przykład tablicy kompetencyjnej dotyczy jedynie zadań związanych z realizacją postępowania zakupowego i z całą pewnością należy traktować go jedynie poglądowo. W powyższym przykładzie ciekawa dyskusja może dotyczyć układu podmiotowego w którym wskazany został kupiec i menadżer zakupów. Kupca traktować można zarówno jako stanowisko, ale również jako rolę w procesie zakupowym, gdzie kupcem w danym postępowaniu może być np. pracownik działu marketingu.

Tablice kompetencyjne stanowią zaawansowane narzędzie regulacji kompetencji w obszarze zakupowym i mogą stanowić narzędzie wspierające modelowanie obiegu informacji w przedsiębiorstwie, wdrażanie systemów informatycznych, a w tym platform zakupowych.

Podsumowanie

Od kilku lat zaobserwować można profesjonalizację funkcji zakupowej w wielu firmach. Dotyczy ona również działań w sferze dokumentacji. Przedstawione w niniejszym artykule narzędzia związane są z organizacyjnym aspektem funkcjonowania zakupów B2B i należą do profesjonalnych rozwiązań ułatwiających doskonalenie zakupów B2B.