Podjęcie decyzji o budowie czy remoncie to trudne i wielowątkowe przedsięwzięcie w firmie. Zazwyczaj wiąże się ona z wielotorowym planowaniem, zebraniem (często bardzo obszernej) dokumentacji, wreszcie wygospodarowaniu niemałych funduszy.

Najtrudniejszym elementem całego procesu jest znalezienie wykonawcy, co ze względu na specyfikę rynku budowlanego bywa trudne. Co więc powinno zawierać zapytanie ofertowe, aby nie było problemów z wyłonieniem wykonawcy? Jak długo powinno trwać? Jak na ilość ofert wpływa charakterystyczna dla tej branży sezonowość, a jak zakres zlecanych robót?

Nie opiszesz – nie zbudujesz

Usługi budowlane są specyficznym obszarem zakupów, wymagają bowiem wyjątkowo ścisłej współpracy z wykonawcą. Zaczyna się ona już na etapie tworzenia zapytania ofertowego. Musimy w nim zawrzeć wszelkie informacje, które pozwolą firmie budowlanej na skonstruowanie satysfakcjonującej nas oferty. Konstruując opis zapytania pamiętajmy o poinformowaniu o:

• dokładnym zakresie prac
• planowanym terminie rozpoczęcia i zakończenia inwestycji
• ewentualnym terminie wizji lokalnej (jeśli nie jest ustalany indywidualnie z wykonawcą)
• warunkach formalnych, jakie musi spełnić potencjalny wykonawca
• dokumentach, jakie wykonawca musi dostarczyć

Nie oszczędzaj na załącznikach

Dokumentacja techniczna jest niezbędna do prawidłowej wyceny planowanych robót. Ilość załączników, jakie należy umieścić w zapytaniu jest zależna od poziomu skomplikowania i zakresu prac. Jeśli planujemy dużą inwestycję (np. budowę hali produkcyjnej), liczba dokumentów umieszczonych w zapytaniu może sięgnąć nawet kilkunastu lub więcej. Dokładna ich lista będzie się różnić w każdym zapytaniu (zależy przecież od specyfiki inwestycji). Najczęściej umieszczane w prawidłowo skonstruowanych zapytaniach dokumenty to:

• opis robót (jeśli jest zbyt obszerny, by w całości umieścić go w treści zapytania)
• przedmiary
• specyfikacja materiałowa (jeśli zleceniodawca wymaga użycia konkretnych ich rodzajów)
• plan sytuacyjny
• wzór umowy

“Zarobiony jestem” – czyli sezonowość branży budowlanej

Specyfika usług budowlanych sprawia, że w naszej szerokości geograficznej są one w dużej mierze uzależnione od pory roku. Większość prac odbywa się w ciepłym okresie i chociaż niektóre usługi z tej branży mogą być świadczone “pod dachem”, to większość z nich zwalnia lub ustaje, gdy przestają sprzyjać warunki atmosferyczne.

Powoduje to, że większość wykonawców planuje prace z dużym, często rocznym wyprzedzeniem. By zebrać satysfakcjonującą nas ilość odpowiedzi na zapytanie ofertowe należy więc myśleć i planować przyszłościowo. Dla przykładu: jeśli planujemy rozbudowę hali produkcyjnej, która miałaby trwać od maja do września, dobrze jest opublikować dotyczące tego zlecenia zapytanie najpóźniej na początku roku, w styczniu-lutym.

“Trzy dni na ofertę?! Nie ma szans.”

Usługi budowlane, szczególnie te, które obejmują duży zakres prac, wymagają od wykonawcy poświęcenia dużej ilości czasu na przygotowanie oferty. Czas trwania opublikowanego przez nas zapytania powinien więc być proporcjonalny do poziomu skomplikowania inwestycji. Należy też pamiętać, że im bardziej rozbudowany jest zakres prac, tym mniejsza ilość firm będzie w stanie wykonać je w całości. Warto więc od razu zaplanować kilkutygodniową “długość życia” zapytania, szczególnie dla usługi o dużym poziomie złożoności. Pozwoli to na odnalezienie go przez właściwe firmy oraz na spokojne i rzeczowe przygotowanie przez nie oferty.

Zlikwiduj najsłabsze ogniwo

Mimo, iż zapytania dotyczące usług budowlanych są specyficzne, generalne dobre praktyki dotyczące konstruowania zapytań również mają wobec nich zastosowanie. Należy więc pamiętać o umieszczeniu w tytule zapytania słów kluczowych (np. budowa, remont), ułatwieniu potencjalnym wykonawcom zadawania pytań (przez podanie numeru telefonu, maila) oraz o poinformowaniu o postępowaniu kilku wstępnie wytypowanych przez nas dostawców.

Trzymając się opisanych powyżej zasad nasze zapytanie na pewno nie pozostanie bez odpowiedzi. Co więcej, uzyskamy dużą ilość ofert, z których będziemy mogli (np. stosując postępowanie wieloetapowe), wyłonić wykonawcę, współpraca z którym wygeneruje największe możliwe oszczędności dla naszej firmy.