Wykorzystanie w prowadzeniu procesu zakupów platformy zakupowej jest coraz powszechniejszą, jednak w dalszym ciągu nie dominującą praktyką. Ciekawym jest spojrzenie na podejście do procesu ofertyzacji u tych firm, które do tej pory nie korzystają z rozwiązań e-zakupowych. Pozwala ono a także wypracować podstawę do dokonywania porównań na poziomie wybranych wskaźników efektywności.

U omawianych firm publikacja zapytań w formie otwartej jest powszechną, lecz nie dominującą praktyką. Pozwala na dywersyfikację dostawców oraz umożliwia otrzymanie większej ilości ofert. Publikowanie zapytań w formie zamkniętej może skracać proces zakupów, jednak uniemożliwia uczestnictwo w postępowaniu potencjalnym dostawcom, którzy mogliby przedstawić wyjątkowo konkurencyjną ofertę.

Dla firm, które nie korzystają z rozwiązań e-zakupowych satysfakcjonującą ilością ofert spływających na zapytanie ofertowe jest często do trzech odpowiedzi. Ogranicza to konkurencyjność ofert, a tym samym zmniejsza możliwe do wygenerowania oszczędności. Tak niewielka minimalna ilość ofert pozwala jednak skrócić czas postępowania zakupowego. Niektóre firmy stawiają na informowanie o postępowaniu większej ilości dostawców, co owocuje co prawda zwiększeniem ilości ofert, jednak znacząco wydłuża czas trwania całego postępowania zakupowego.

W wielu przypadkach negocjacje zakupowe są kluczem do uzyskania satysfakcjonującej ceny. Jednak są one czasochłonne, więc zrozumiałym jest, że tylko niektóre firmy przeprowadzają je ze wszystkimi oferentami. Zdecydowanie częściej możemy się spotkać z zapraszaniem do negocjacji jedynie wybranych firm, co pozwala na zoptymalizowanie relacji pomiędzy czasochłonnością procesu negocjacji a korzyściami wynikającymi z jego przeprowadzenia.

Czas, jaki jest potrzebny do zebrania satysfakcjonującej liczby ofert jest oczywiście zależny od liczby dostawców, których zaproszono do postępowania. Niska liczba dostawców i nisko ustawiony próg satysfakcjonującej ilości ofert owocuje szybkim (nawet do trzech dni) zebraniem odpowiedzi. Jednak krótki czas zebrania ofert nie rekompensuje ich niskiej konkurencyjności, a co za tym idzie owocuje niskim poziomem wygenerowanych oszczędności.

ILE PRZECIĘTNIE TRWA ZEBRANIE SATYSFAKCJONUJĄCEJ ILOŚCI OFERT

Nowi kontrahenci są szansą na dywersyfikację ofert i uzyskanie nowych niskich poziomów cenowych, dlatego też zapraszanie nowych dostawców jest dobrze rozumianą potrzebą. Choć stosunek ilości zaproszonych nowych dostawców do ilości opublikowanych zapytań ofertowych bywa różny, to zdecydowana większość firm widzi taką potrzebę w przypadku większości postępowań.

Zapytania ofertowe w formie otwartej, odpowiednio celowane negocjacje zakupowe oraz zapraszanie nowych dostawców zdają się być najbardziej obiecującym kierunkiem rozwoju działu zakupów. Jednak bez wykorzystania narzędzi e-zakupowych nawet najlepiej zaprojektowany proces nie będzie w stanie wygenerować maksymalnych możliwych oszczędności.