W dynamicznie zmieniającym się świecie zakupów B2B rola kupców oraz klientów wewnętrznych ulega ciągłym modyfikacjom. W wielu organizacjach pojawia się pytanie: w jakim stopniu kupcy powinni angażować się w zakupy klientów wewnętrznych? Jakie są zalety i wyzwania decentralizacji zakupów? Jak skutecznie podzielić zadania, aby proces zakupowy był efektywny? O tych kwestiach dyskutowano podczas kolejnego spotkania z cyklu Zakupowe Czwartki Logintrade, które poprowadzili Michał Szlachcic z Logintrade oraz Justyna Jarnecka z BOŚ Bank.

Zalety i wady decentralizacji zakupów

Decentralizacja zakupów to model, w którym poszczególne działy organizacji samodzielnie realizują swoje potrzeby zakupowe, często z ograniczonym udziałem centralnego działu zakupów. Taki system ma swoje zalety, ale również wyzwania, które trzeba uwzględnić w zarządzaniu procesami zakupowymi.

Zalety decentralizacji zakupów:

• Szybszy proces zakupowy – pracownicy poszczególnych działów mogą podejmować decyzje szybciej, co zwiększa efektywność operacyjną.
• Lepsze dopasowanie do potrzeb – klienci wewnętrzni, znający specyfikę swoich działów, wybierają produkty i usługi najlepiej odpowiadające ich wymaganiom.
• Zwiększona elastyczność – możliwość samodzielnego wyboru dostawców i negocjowania warunków pozwala na większą swobodę w dopasowaniu do bieżących potrzeb.

Wady decentralizacji zakupów:

• Brak standaryzacji – bez jednolitych procedur organizacja może mieć trudności w porównywaniu ofert i kontrolowaniu kosztów.
• Rozproszenie negocjacji – brak centralnego zarządzania może prowadzić do mniej korzystnych warunków handlowych, ponieważ dostawcy negocjują umowy z wieloma różnymi osobami.
• Trudności w kontroli budżetów – bez centralnego nadzoru nad wydatkami istnieje ryzyko nieefektywnego zarządzania finansami.

Podział zadań na kupców i klientów przy zakupach zdecentralizowanych

W organizacjach, gdzie stosuje się decentralizację zakupów, kluczowe staje się jasne określenie podziału ról pomiędzy kupców a klientów wewnętrznych. Jak podkreśla Justyna Jarnecka podczas webinaru:
– Nie chodzi o to, by kupiec całkowicie przejmował proces zakupowy od klienta wewnętrznego, ale by wspierał go na kluczowych etapach – takich jak analiza ofert czy negocjacje z dostawcami. Ostateczny wybór powinien należeć do osób, które najlepiej znają swoje potrzeby.

Optymalny model współpracy może wyglądać następująco:

• Klienci wewnętrzni identyfikują potrzeby zakupowe, określają wymagania dotyczące produktów i usług oraz dokonują wstępnej selekcji ofert.
• Kupcy analizują rynek, negocjują ceny, dbają o zgodność z polityką zakupową organizacji i wspierają proces wyboru dostawców.

Dzięki takiemu podziałowi ról możliwe jest połączenie korzyści płynących z decentralizacji z kontrolą kosztów i zgodnością z procedurami.

Regulamin zakupów w zakupach zdecentralizowanych

Jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania zdecentralizowanymi zakupami jest dobrze skonstruowany regulamin zakupowy. To on określa zasady, które pozwalają na zachowanie balansu pomiędzy swobodą klientów wewnętrznych a kontrolą procesu przez dział zakupów.

Regulamin zakupów powinien zawierać m.in.:

• Progi wartościowe – określenie, które zakupy mogą być realizowane samodzielnie, a które wymagają udziału kupców.
• Listę preferowanych dostawców – eliminowanie potrzeby każdorazowego wyszukiwania nowych firm i negocjowania warunków.
• Standardy oceny ofert – jednolite kryteria, które pozwolą na porównywanie różnych propozycji w sposób obiektywny.
• Proces akceptacji zamówień – określenie, jakie zakupy wymagają dodatkowych zatwierdzeń w organizacji.

Regulamin nie powinien być przesadnie skomplikowany. Musi ułatwiać pracę, a nie ją utrudniać. Jak podkreśliła Justyna Jarnecka:
– Dobrze napisany regulamin zakupowy nie ogranicza elastyczności, ale daje wytyczne, które pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji zakupowych.

Decentralizacja zakupów to rozwiązanie, które może przynieść organizacjom wiele korzyści, pod warunkiem, że zostanie odpowiednio zarządzona. Jasny podział zadań pomiędzy kupców a klientów wewnętrznych oraz dobrze skonstruowany regulamin zakupowy to kluczowe elementy skutecznego modelu.

Dyskusja podczas Zakupowego Czwartku Logintrade pokazała, że organizacje mogą i powinny szukać kompromisów – łączenie elastyczności z kontrolą procesów pozwala na efektywne i optymalne zarządzanie zakupami.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o najlepszych praktykach w zakupach B2B, obejrzyj pełne nagranie webinaru Udział kupców w zakupach klientów wewnętrznych.