E-zakupy to specyficzny proces, który zmienia sposoby dotychczasowego zaopatrywania się firm. Platforma zakupowa ułatwia i standaryzuje konstruowanie zapytań ofertowych, jednak  Istnieją branże, które wymagają specjalnego przygotowania zapytania ofertowego. Charakterystyka tych dziedzin zaopatrzenia definiuje jakie informacje należy zapytaniu zawrzeć. Określa ona również inne elementy zapytania ofertowego, jak na przykład minimalną ilość towaru, na jaki składamy zapotrzebowanie. Do tak specyficznej kategorii należą wyroby stalowe i hutnicze. Oto zasady, jakimi należy się kierować przy konstrukcji zapytań z tej dziedziny.

Wyczerpuj minimum logistyczne

Bardzo ważne jest, by zdawać sobie sprawę, jakie jest minimum logistyczne gwarantujące dostawcy opłacalność złożonej na zapytanie oferty. Wyroby stalowe i hutnicze są specyficzną i bardzo szeroką kategorią towarową. Dlatego niektóre produkty (na przykład pręty stalowe), których cena jednostkowa jest niska, będą wymagały od kupującego agregacji wolumenu zapotrzebowania. Jedynie przekroczenie minimum logistycznego otworzy nam drogę do uzyskania wysokiej ilości konkurencyjnych ofert. Oczywiście ma tu również zastosowanie generalna zasada “większa ilość – niższa cena”.

Dokładnie opisz przedmiot zamówienia

Wyroby stalowe i hutnicze to bardzo obszerna kategoria produktowa. Bardzo istotny jest na przykład gatunek stali, z którego ma być wykonany zamawiany przez nas towar. Ważny jest również proces technologiczny, w wyniku którego powstają zamawiane przez nas towary (ciągniecie, walcowanie, kucie itp.). Każdy bowiem etap produkcji (dobór surowca, sposób wykonania itp) wpływa zarówno na parametry, jak i na cenę oferowanego przez dostawcę towaru. Jeśli opis przedmiotu zamówienia nie będzie zawierał danych, pozwalających w jednoznaczny sposób zidentyfikować zapotrzebowanie naszej firmy należy liczyć się z minimalną ilością ofert i zdecydowanie ponadprzeciętną ilością pytań doprecyzowujących od dostawców. W opisie zapytania zawrzyj:

• Dokładny opis przedmiotu zamówienia
• Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia (np. potrzebne certyfikaty i atesty)
• Warunki gwarancyjne i ewentualne kary umowne
• Warunki składania ofert oraz dostawy i płatności

Dodaj rysunek techniczny

Wiele wyrobów ze stali, szczególnie elementów maszyn lub podzespołów transportowych (np. w kolejnictwie) to bardzo specyficzne i niepowtarzalne elementy. Opis, czy nawet zdjęcie nie wystarczy dostawcy, by mógł ocenić, jak skomplikowany jest dany wyrób a tym samym jaka będzie jego cena. Można wręcz zaryzykować stwierdzenie, że rysunek techniczny przy tego typu zapytaniach jest podstawowym elementem informacji, jakie kupujący musi przekazać dostawcy. Oczywistym jest, że rysunek powinien być wykonany prawidłowo i czytelny. Warto też zwrócić uwagę na to, by jego opis był w języku polskim. Mimo wysokiego poziomu świadczonych usług wiele firm z branży stalowej i hutniczej nie pokonało jeszcze bariery językowej. Jeśli nie ma możliwości dostarczenia rysunku z opisem po polsku, dobrze jest dodać jako załącznik mini słownik, wyjaśniający najistotniejsze dla wykonawcy terminy.

Na koniec przypomnijmy, by ustawić optymalny czas trwania zapytania (im bardziej skomplikowane tym powinien być dłuższy) oraz nie planować jego “czasu życia” na dni wolne od pracy. Trzymając się powyższych zasad zapewnimy sobie satysfakcjonującą ilościowo i jakościowo odpowiedź dostawców.