Zapytania ofertowe (funkcja na platformie zakupowej) stanowią jedno z podstawowych narzędzi komunikacji pomiędzy kupcami oraz dostawcami w procesie sourcingu. Ich zastosowanie wpływa przede wszystkim na efektywność w pozyskiwaniu ofert, ale także na komunikację, a docelowo wizerunek firmy kupującej. W wielu sytuacjach podejście do zapytania ofertowego ma ścisły związek z ilością pracy w ramach danego projektu zakupowego. Poniższy artykuł przedstawia podejście firmy do realizacji zapytań ofertowych, a jego podstawą są badania przeprowadzone w czerwcu 2017 r.

Funkcje zapytania ofertowego

Zapytanie ofertowe służy przede wszystkim do poinformowania rynku o potrzebach biznesowych firmy kupującej. Powszechną praktyką jest przesyłanie zapytań dotyczących potrzeb bieżących danego przedsiębiorstwa. W wielu firmach zastosowanie ma metodyka RFX z uwzględnieniem narzędzi RFI, RFP, RFQ, która pozwala na sprawne zarządzanie procesem zbierania ofert w szczególności w tematach złożonych i wymagających pogłębionej analizy rynku oraz modyfikacji potrzeb biznesowych. Jednocześnie zapytania mogą wynikać z innych potrzeb niż tylko pozyskanie ofert związanych z bieżącymi potrzebami. Do takich celów możemy zaliczyć np. rozszerzenie bazy dostawców przy jednoczesnym braku aktualnego zapotrzebowania. Taka baza będzie stanowiła podstawę realizacji późniejszych działań w ramach realizowanych zakupów. Ciekawą praktyką jest również usystematyzowanie zbierania ofert niewywołanych w celu budowania bazy wiedzy o rynku, a także usprawnienia komunikacji z dostawcami. Innym przykładem mogą być zapytania ciągłe, sprowadzające się w praktyce do trwającej bez końca aukcji dynamicznej, z wyników której w każdej chwili może skorzystać kupujący. Powyższa analiza pozwala na stwierdzenie, że w różnych sytuacjach firmy mogą wykorzystywać zróżnicowanie strategie komunikacji z dostawcami w celu pozyskania ofert handlowych.

Opis potrzeb biznesowych

Punktem wyjścia w opracowaniu zapytania bieżącego jest zdefiniowanie potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Potrzeby mogą dotyczyć bezpośrednio specyfikacji danego produktu, ale także oczekiwań co do warunków współpracy. Niektóre z nich mogą mieć charakter statyczny i formalny, co w praktyce oznacza potrzebę dostosowania się dostawców do tychże oczekiwań. Opis potrzeb biznesowych należy wiązać bezpośrednio z rynkiem na który zostanie przesłane zapytanie. Zapisy w zapytaniu ofertowym mogą zawężać lub poszerzać rynek zwiększając tym samym konkurencję oraz prawdopodobieństwo pozyskanie korzystniejszych ofert handlowych. Kluczowym zagadnieniem biznesowym  jest ustalenie, kto powinien odpowiadać za ten proces. Z jednej strony klienci wewnętrzni mają zwykle w praktyce większą wiedzę merytoryczną, ale też zdecydowanie mniej interesują się aspektem ekonomicznym. Rozwiązaniem może być stworzenie w ramach struktury organizacyjnej stanowiska menedżera kategorii, którego know-how w obszarze kupowanych kategorii zakupowych powinno być z założenia większe.

Kryteria oceny

Wybór oferty handlowej co do zasady powinien odbywać się na podstawie kryteriów oceny. Z punktu widzenia efektywnego zarządzania procesem zakupowym istotne jest na jakiej zasadzie powstaje takie kryteria, oraz jakich jest ich sposób akceptacji, monitoringu oraz kontroli. Zagadnienie podobne jest do definiowania potrzeb biznesowych, co w szczególności dotyczy tego czy to klienci wewnętrzni mają odpowiadać za zdefiniowanie kryteriów, czy raczej kupcy, a może zespoły zadaniowe.  Oczywiście przyjęte rozwiązanie powinno zależeć zarówno od charakteru kategorii zakupowej, jak i wartości realizowanego zakupu. Poniższy wykres przedstawia podejście przedsiębiorstw do sposobu tworzenia kryteriów oceny:

Z zdecydowanej większości sytuacji (ok 90%) osoby reprezentujące dział zakupów mają wpływ na ostateczny kształt przyjętych kryteriów oceny. W przypadku 45 % zapytań ofertowych kupcy wspólnie z klientami ustalają kryteria, a tylko w przypadku ok 10 % zapytań zadanie realizowane jest samodzielnie. Co ciekawe w ok 10 % postępowań zakupowych zadani to należy do menedżera. Kupcy samodzielnie ustalają kryteria oceny dla ok 30% realizowanych zapytań ofertowych. Jednocześnie zapytania ofertowe akceptowane są przez menedżerów w każdej sytuacji w przypadku 42 % zapytań oraz od czasu do czasu dla ok 30% zapytań, co przedstawia poniższy wykres:

Transparentność

Przejrzystość realizowanych działań zakupowych z jednej strony ułatwia kontrolę i finalnie zarządzanie procesem, z drugiej strony zwiększa konkurencyjność oraz atrakcyjność ofert handlowych. W celu uzyskania satysfakcjonującej transparentności przedsiębiorstwa wykorzystują zróżnicowane działania przy składaniu zapytań ofertowych. W części firm powszechnym rozwiązaniem dla zakupów o znacznej wartości są komisje przetargowe. Stosunkowo łatwym rozwiązaniem jest zasada stosowania zamkniętych kopert, która sprowadza się w praktyce do braku dostępności do oferty do czasu zakończenia zbierania ofert. Oczywiście taka koncepcja nie jest pozbawiona wad i możliwość jej zastosowania wynika z kontekstu biznesowego dla danego zapytania ofertowego.  Dla 42 % przedsiębiorstw zamknięte koperty stanowią podstawową zasadę realizacji zapytań ofertowych, 26 % korzysta z niej od czasu do czasu, a nigdy takiej praktyki nie stosuje 32 % firm. Platforma zakupowa ułatwia transparentność realizowanych zakupów.

Atrakcyjność

Funkcjonowanie działów sprzedaży opiera się na realizacji jednej z dwóch koncepcji, z której pierwsza zakłada aktywność w pozyskiwaniu ofert, a druga jest pasywna i polega na oczekiwaniu na zapytania ofertowe. Oczywiście zdecydowana większość firm realizuje równolegle dwie z powyższych koncepcji. Przy przesyłaniu zapytania ofertowego warto zwrócić uwagę na atrakcyjność przekazu, co wynika z fakty, że handlowcy codziennie otrzymują wiele zapytań ofertowych i przy założeniu ograniczonych zasobów nie zawsze są w stanie obsłużyć wszystkie. Wydaje się wtedy dość oczywiste, że bardziej atrakcyjne zapytania mają większą szanse na odpowiedź. Konstruowanie atrakcyjnego zapytania ofertowego rozpoczyna się już od wpisania tytułu zapytania/wiadomości. Dodatkowo warto umieścić informację (w miarę możliwości) na temat rocznych obrotów w kategoriach oraz kultury pracy z dostawcami.

Informacja zwrotna

Efektywna komunikacja w biznesie, a w szczególności w relacjach na linii kupiec dostawca zakłada sprawne przekazywanie informacji zwrotnej w realizowanym procesie. Dotyczy to zarówno działań po stronie dostawcy, jak i kupca realizującego postępowanie zakupowe. Dostawcy składający ofertę handlową mają naturalne oczekiwania odnośnie tego, jak wygląda ich oferta na tle konkurencji, czy jest możliwość modyfikacji oferty, czy oferta została wybrana, jaka oferta została wybrana. Oczywiście wiele z tych informacji stanowi integralną część gry handlowej i przekazywanie może obniżać przewagę negocjacyjną kupce, ale przekazanie podstawowej informacji czy oferta została wybrana czy nie z całą pewnością jest dobrą praktyką i stanowi podstawę profesjonalnej komunikacji w procesie składania zapytań i wyboru ofert handlowych. Każdy biznes działa w ramach ograniczanych zasobów i stosowanie profesjonalnych metodyk pracy nie zawsze jest możliwe. Dlatego też nie dziwi, że tylko w zaledwie 30% zapytań ofertowych taka informacja zwrotna jest przekazywana dostawcom. Jednocześnie warto pamiętać, że czas oszczędzony na przekazaniu informacji zwrotnej może zostać wykorzystany na udzielanie informacji zwrotnej w formie telefonicznej. Ten wątek powinien być szerzej przeanalizowany przez menedżerów zakupów.

Podsumowanie

Składanie zapytań ofertowych (w tym na platformie zakupowej) stanowi jedno z podstawowych działań kupców w procesie sourcingu. To z pozoru proste działania wymaga jednak dokładnego przemyślenia i zależności od jakości realizowanych działań daje różne efekty biznesowe. W dyskusji na temat zakupów  z całą pewnością brakuje obecnie zagadnień dotyczących atrakcyjności oraz komunikacji związanych z informacją z rynkiem dostawców. Punktem odniesienia i ciekawym benchmarkiem może być podejście osób odpowiedzialnych za działania marketingowe, dla których kwestia jakości komunikacji ma charakter fundamentalny dla efektywnego działania. Taki sposób myślenia charakterystyczny jest dla podejścia reverse marketingu w kontekście zakupów biznesowych. Z całą pewnością najbliższy czas pozwoli na zwiększanie know-how w tym stosunkowo miękkim obszarze.