Funkcjonalności i filozofia jako punkt wyjścia

Wykorzystanie platform zakupowych popularyzuje się z roku na rok, co widać po stale zwiększającej się liczbie firm korzystających z takiego sposobu realizacji zakupów, a także liczby otwartych zapytań ofertowych. Po ponad 10 latach również dostawcy przyzwyczaili się do takiej formy komunikacji w segmencie B2B. Oczywiście każdorazowo kupujący zastanawiają się, które kategorie zakupowe mogą być kupowane z wykorzystanie elektronicznych platform zakupowych. Powstaje pytanie, czy wszystkie kategorie mogą być obsłużone z wykorzystaniem tego typu narzędzi. Pytanie ma szczególne znaczenie w przypadku firm produkcyjnych koncentrujących się na zakupie surowców strategicznych, a w tym w koncepcji single sourcing. Analiza zasadności wdrożenia e-zakupów wymaga jednak na samym początku identyfikacji funkcjonalności platform zakupowych.

Procesy obsługiwane przez platformy zakupowe:

• Zgładzanie i akceptacja zapotrzebowań
• Zarządzanie bazą produktów
• Zarządzanie bazą dostawców
• Opracowanie RFP/RFI/RFQ
• Pozyskiwanie i analiza ofert handlowych
• Zarządzanie umowami
• Obsługa zamówień
• Reklamacje
• Klasyfikacja i ocena dostawców

Bardzo często jedyną funkcjonalnością braną pod uwagę jest komunikacja z dostawcami oraz pozyskiwanie większej liczny ofert handlowych, co oczywiście przy współpracy tylko z jednym dostawcom może mieć mniejsze znaczenie. Zasadność wdrożenia platform e-zakupowych zaczyna inaczej wyglądać w przypadku szerszego spojrzenia na wymienione powyżej procesy, które nie zawsze obsługiwane są przez systemy ERP zgodnie z oczekiwaniami kupca.

Obsługa procesów wewnętrznych, a komunikacja z dostawcami

Systemy ERP są z całą pewnością najlepszą koncepcją do obsługi procesów wewnętrznych w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Jednakże to platformy zakupowe zostały przemyślane jako „okna na świat”, czyli narzędzia wspierające proces komunikacji z dostawcami. Wydaje się, że optymalnym rozwiązaniem będzie integracja systemu ERP z platformą E-zakupową i podział funkcjonalności zgodnie z logiką zarezerwowaną dla tych systemów. Ciekawym rozwiązaniem jest portal dostawców, na który mogą trafiać dokumenty wygenerowane w systemie ERP, a portal ma za zadanie zapewnić interakcje z dostawcami. Platformy zakupowe służą do zarządzania bazą dostawców, nie tylko w odniesieniu do dostawców współpracujących (na czym koncentruje się ERP), ale także na dostawcach potencjalnych.

Single sourcing na platformie zakupowej

Nawet w sytuacji single sourcing istnieje uzasadnienie dla wdrożenia platformy zakupowej wspierającej m.in. proces komunikacji w zakresie potwierdzania zamówień, awizacji dostaw, odbiorów, reklamacji, fakturowania, rozliczania płatności. Te procesy są względnie niezależne od samego kontekstu zakupowego, a w szczególności liczby dostawców w kategoriach zakupowych. Oczywiście sprawą do dyskusji jest zachęcenie dostawców do sprofesjonalizowania komunikacji w szeroko rozumianym procesie zakupowym. Wdrożenie tego typu narzędzi przynosi korzyści zarówno kupującym, jak i sprzedającym. Oczywiście część firm korzysta z rozwiązań takich jak EDI w celu usprawnienia komunikacji z kluczowymi dostawcami. Wykorzystanie platform zakupowych wydaje się prostszą i tańszą alternatywą, co daje możliwość zaangażowania większej liczby dostawców.

Wracając więc do kluczowego zagadnienia o sens stosowania platform zakupowych w odniesieniu do sytuacji single sourcing warto podsumować, że przy kompleksowym podejściu do zarządzania procesem zakupowym jeden dostawca w kategorii zakupowej nie wyklucza możliwości zastosowania platformy zakupowej.