Plan strategiczny

Dokument planu strategicznego występuje w powiązaniu z innymi kluczowymi dokumentami do których możemy zaliczyć regulamin czy też procedurę zakupową. O ile powyższe dokumenty będące elementem struktury organizacyjnej opisują procesy i działania o charakterze powtarzalnym, o tyle strategia będzie zawierała zwykle opis projektów o charakterze doraźnym, z których niektóre mogą stać się w przyszłości procesami. Ponadto plan strategiczny może zakładać istotne zmiany w strukturze organizacyjnej, a co za tym idzie w kluczowej dokumentacji dotyczącej obszaru zakupów, co w szczególności dotyczy regulaminów, procedur oraz instrukcji. Jednocześnie strategia zakupów powinna być zgodna z przyjętą polityką zakupową, a także strategią generalną przedsiębiorstwa, o czym wspomniałem już w niniejszym artykule. Projektując dokument strategii zakupowej zwany planem strategicznym warto przedyskutować na początku stopień formalizacji, który zwykle wynika z kultury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa, a także specyfiki funkcjonujących już regulacji wewnętrznych. Platforma zakupowa jest rozwiązaniem względnie niezależnych od przyjętej koncepcji planu strategicznego.

Proces projektowania strategii zakupowej

Obszary strategiczne

Opracowanie planu strategicznego wymaga w pierwszej kolejności zdefiniowania kluczowych kierunków oraz obszarów, których dotyczyć będą działania realizowane w ramach strategii. Do typowych obszarów strategicznych możemy zaliczyć:

• organizację
• kategorię zakupową
• dostawców
• oszczędności
• ryzyka
• zarządzanie popytem
• wizerunek
• współpracę z klientem wewnętrznym
• jakość
• efektywność procesową

Zdefiniowane obszary strategiczne mogą mieć zarówno priorytety, jak i wewnętrze powiązania. Przykładowo w pierwszej kolejności zostaną zidentyfikowane kategorie centralne, a następnie zmianie ulegnie struktura organizacyjna działu zakupów. Projektowanie, a następnie wdrażanie strategii zakupowej nie jest jednorazowym przedsięwzięciem i wraz z rozwiązaniem podstawowych problemów np. zarządzania popytem wewnętrznym pojawią się kolejne obszary aktywności z potencjałem do optymalizacji.

Cele strategiczne

W poszczególnych obszarach strategicznych istnieje potrzeba identyfikacji celów o charakterze przedmiotowym (co zamierzamy zrobić) oraz efektywnościowym (na podstawie czego ocenimy realizację celu). Cele przedmiotowe mogą pojawiać się w strategiach na kolejne lata w niezmienionej formie np. generowanie oszczędności,  ale  przy innych wskaźnikach efektywności np. 10% w 2018r., 15% w 2019r. Definiowanie celów efektywnościowych wymaga również przeanalizowania możliwości pomiaru stopnia realizacji celu. Im bardziej wymierne i mierzalne cele, tym mniejsze w przyszłości problemy związane z analizą postępu prac w ramach strategii zakupowej. Jednym z celów może być elektronizacja zakupów w oparciu o takie narzędzie jak platforma zakupowa.

Przykłady celów dla obszaru organizacja

Programy działań

Sukcesem w realizacji strategii jest osiągnięcie założonych celów strategicznych. Aby tego dokonać należy opracować programy działań, które stanowią zadania zmierzające do realizacji tych celów. Zdefiniowane w ramach programu zadania powinny być kompletne i szczegółowo powinny definiować pożądany zakres prac. Zdefiniowane w programie działania występować będą na różnym poziomie szczegółowości, co w praktyce sprowadza się do dezagregacji zadań przedmiotowych. Zwykle nie przekracza się przy tym trzeciego poziomu dezagregacji.

Przykład uszczegółowionych zadań w ramach planu strategicznego:

1.Wdrożenie zarządzania kategorią zakupową

1.1. Przeprowadzenie szkolenia z zakresu zarządzania kategorią dla zespołu projektowego

1.2. Identyfikacja kategorii zakupowych w ramach warsztatów

1.2.1. Identyfikacja kategorii zakupów direct

1.2.2. Identyfikacja kategorii zakupów indirect

1.3. Opracowanie opisu stanowiska menedżera kategorii

1.4. Rekrutacja i selekcja menedżerów kategorii strategicznych

1.5. Opracowanie mapy wdrażania strategii dla kategorii zakupowych

Decyzja GO

Zaprojektowany dokument strategicznego planu zakupowego będzie wymagał akceptacji zarówno menedżerów tego obszaru, ale również zarządu. W niektórych sytuacjach wymagane będzie przedstawienie różnych wariantów rozwiązania problemów biznesowych wraz z przewidzianymi kosztami realizacji. Podstawą realizacji strategii jest akceptacja planu strategicznego przez zarząd, co pozwala na podjęcie działań ukierunkowanych na realizację programów.

Monitorowanie realizacji strategii

Skuteczna realizacja strategii wymaga motywacji oraz zaangażowania na różnym etapie prac. Decydujące dla sukcesu tego przedsięwzięcia jest monitorowanie postępów. Jedną z metod jest organizacja np. cotygodniowych spotkań celem omówienia zrealizowanych zadań oraz określenia planu na najbliższy okres w odniesieniu do przyjętego harmonogramu. Takie podejście eliminuje problem spadku zaangażowania członków zespołu w późniejszych fazach prac nad strategią. Warto również opracować proste narzędzie pozwalające na zarządzanie wiedzą o realizowanych zadaniach, co z całą pewnością ułatwi komunikację w zespole projektowym. Platforma zakupowa może być w takiej sytuacji pomocna.

Podsumowanie

Plan strategiczny jest jednym z podstawowych obok regulaminu i procedur dokumentów zakupowych. Stanowi podstawowy motor napędowy dla działań ukierunkowanych na optymalizację w wielu różnych obszarach. Stanowi jednocześnie żywy organizm, który na bieżąco wymaga modyfikacji ze względu na zmieniającą się sytuację biznesową oraz napotkane problemy implementacyjne. Stanowi doskonałe narzędzie pozwalające na sprawną komunikację nie tylko w zespole projektowym, ale także między menedżerami reprezentującymi różne obszary funkcjonalne. Stanowi źródło wiedzy dla zarządu przedsiębiorstwa pozwalające na lepsze zrozumienie procesów zakupowych oraz większe zaangażowanie w ten kluczowy dla biznesu obszar biznesowy. W niniejszym artykule starałem się pokazać przynajmniej w skrócie sposób podejścia do projektowania dokumentu planu strategicznego. Mam nadzieję, że moje uwagi i sugestie ułatwią pracę osobom odpowiedzialnym za wypracowanie strategii zakupowej.