Moda czy konieczność?

W moich artykułach dotyczących zakupów wielokrotnie pisałem o strategii zakupowej, dokumentacji zakupowej, a w tym regulaminach oraz procedurach zakupowych. W tym artykule postanowiłem odnieść się do dokumentu, jakim jest polityka zakupowa. Warto zacząć oczywiście od zdefiniowania, czym polityka zakupowa jest, a czym nie jest.

Nie jest z całą pewnością procedurami oraz operacyjnymi dokumentami związanymi z realizacją zakupów. Jest natomiast nadrzędnym dokumentem skierowanym zarówno do organizacji (głównie pozostałych działów), jak i dostawców, inwestorów, akcjonariuszy. Podstawową funkcją tego dokumentu jest wyznaczenie kierunków dotyczących realizacji zakupów bez potrzeby wchodzenia w szczegóły w tym dokumencie.

Pozostaje więc pytanie – moda czy konieczność? Jeżeli rozmawiamy o samym dokumencie, to można wyobrazić sobie efektywnie funkcjonujące przedsiębiorstwo bez dokumentu, ale nie bez polityki. Prawdopodobnie zdecydowana większość przedsiębiorstw ma zdefiniowane kluczowe kierunki oraz wartości, ale niekoniecznie przeniosła je na papier. Takie rozwiązanie z jednej strony pozwala na realizację strategii oraz działań operacyjnych, ale już nie będzie wspierać komunikacji na zewnątrz działu zakupów. Z całą pewnością warto taki dokument opracować.

Strategia generalna jako punkt wyjścia

Polityka zakupowa powinna co do zasady wspierać realizację strategii generalnej spółki, z której powinno wynikać podejście do rynków, klientów, jakości, wartości dodanej, budowania przewag konkurencyjnych, ale także do pracowników, otoczenia biznesowego, innowacji, technologii itp. Inna będzie polityka zakupowa w przypadku realizacji strategii przywództwa kosztowego, niż przy stawianiu dużego nacisku na budowanie przewag konkurencyjnych poprzez wykorzystanie innowacyjnych technologii, stanowiących integralną część samego produktu. Oderwanie strategii generalnej od polityki zakupowej, a w konsekwencji od strategii zakupowej oraz działań operacyjnych powoduje w konsekwencji, że przedsiębiorstwo nie jest spójne w realizacji działań, co będzie zmniejszać z całą pewnością jego efektywność. Temat jest oczywiście złożony i nakłada się na niego cała problematyka związana z zarządzaniem kategorią zakupową.

Przechodzimy do konkretów, czyli jak powinna wyglądać polityka zakupowa

Polityka zakupowa powinna być krótka i zwięzła. Zazwyczaj zawarta na maksymalnie 2-3 stronach. Dlaczego? Pamiętajmy, że adresatem tego dokumentu jest nie tylko dział zakupów. Inwestorzy oraz akcjonariusze nie wchodzą zwykle w szczegóły, to samo dotyczy pracowników innych komórek organizacyjnych. Na szczegóły znajdzie się miejsce w innych dokumentach, które będą musiały wynikać z polityki zakupowej.

Kluczowe pytania na które powinna odpowiadać polityka zakupowa:

• Jakie są cele polityki zakupowej?
• Jak wygląda struktura organizacyjna zakupów?
• Jakie jest podejście do zarządzania kategorią zakupową?
• Jak przedsiębiorstwo zarządza bazą dostawców?
• Jak zorganizowane są działania operacyjne?
• Jakie jest podejście do IT, a w tym platform zakupowych?

Odpowiedzi na powyższe pytania powinny być podstawą opracowania krótkiego dokumentu wskazującego na podejście oraz kluczowe kierunki w zakresie realizacji zakupów.

Zmiany w polityce zakupowej

Polityka zakupowa będzie podlegała pewnym modyfikacjom w związku ze zmieniającą się strategią generalną. Nie jest jednak typem dokumentu podatnego na dynamiczne zmiany w obrębie przedsiębiorstwa. Założenia polityki powinny być względnie ogólne i nadrzędne dla realizacji strategii i działań operacyjnych w zakupach biznesowych. Ze względu na sam charakter dokumentu, warto zadbać w przypadku aktualizacji o właściwą komunikację nie tylko wewnątrz samej organizacji, ale także w otoczeniu biznesowym.

Podsumowanie

Polityka zakupowa nie jest popularnym i często spotykanym dokumentem, zwłaszcza w krajowych przedsiębiorstwach. Wynika jednak z najlepszych praktyk zakupowych i jest utożsamiana z przedsiębiorstwami dobrze zarządzającymi procesami zakupowymi. Prostota dokumentu sprawia, że nie jest również dokumentem czasochłonnym do opracowania, przy założeniu, że dane przedsiębiorstwo ma zakupy uporządkowane. Opracowanie polityki zakupowej bardzo ułatwia późniejsze wdrożenie platformy zakupowej.