Proces podejmowania decyzji zakupowych w firmach jest złożony i dynamiczny, szczególnie w środowisku biznesowym, które nieustannie się rozwija. Wraz z rozrostem organizacji decyzje zakupowe stają się bardziej sformalizowane i angażują wiele osób oraz zespołów. Jak wygląda ten proces, jakie są główne kategorie zakupowe, i kto odgrywa kluczowe role w podejmowaniu decyzji? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Podczas rozmowy w ramach „Zakupowych Czwartków”, w której CEO Logintrade Tomasz Wudarzewski gościł Krzysztofa Dworzyńskiego z Marketing Direction, konkluzje wielokrotnie sprowadzaja się do tego, że podejmowanie decyzji zakupowych w biznesie to proces wieloetapowy, wymagający współpracy różnych działów i osób. Kluczowe znaczenie mają dobrze zdefiniowane potrzeby, odpowiednie kategorie zakupowe oraz jasno przypisane role.

Firmy, które opanują sztukę profesjonalnych zakupów, mogą zwiększyć swoją efektywność i zyskać przewagę konkurencyjną. Niezależnie od tego, czy mówimy o zakupach operacyjnych, strategicznych, czy projektowych, kluczowym czynnikiem sukcesu jest umiejętność podejmowania świadomych, przemyślanych decyzji.

Zapraszamy do obejrzenia i wysłuchania tej ciekawej rozmowy.

Proces podejmowania decyzji w biznesie

W każdej firmie decyzje zakupowe przechodzą przez określone etapy, które mają zapewnić skuteczność i minimalizację ryzyka:

Uzasadnienie potrzeby zakupu

Na początek organizacja musi odpowiedzieć na pytanie, czy zakup jest rzeczywiście konieczny i uzasadniony. Analizowane są koszty, potencjalne korzyści oraz ryzyka, jakie niesie za sobą zakup.

Wybór potencjalnych dostawców

Po decyzji o zakupie przychodzi czas na identyfikację potencjalnych dostawców. Firmy korzystają z rankingów, list preferowanych partnerów lub przeprowadzają własne rozeznanie. Kluczowe jest obiektywne porównanie ofert, uwzględniając zarówno cenę, jak i inne istotne kryteria.

Negocjacje i wybór

W tej fazie kluczową rolę odgrywają umiejętności negocjacyjne. Dział zakupów stara się uzyskać najkorzystniejsze warunki, podczas gdy dostawcy próbują wyróżnić swoje oferty i zabezpieczyć się przed konkurencją.

Realizacja i ocena zakupu

Po finalizacji zakupu następuje jego wdrożenie oraz ocena, czy spełnia on oczekiwania i wspiera realizację celów biznesowych. Ten etap wpływa na przyszłe decyzje zakupowe oraz współpracę z dostawcami.

Kategorie zakupowe

Decyzje zakupowe są uzależnione od charakteru zakupu, który wpływa na kryteria wyboru oraz priorytety firmy. Możemy wyróżnić kilka głównych kategorii zakupowych:

• Zakupy strategiczne – to kluczowe produkty lub usługi, które mają duży wpływ na działalność firmy. Ważne są tu stabilność dostaw, jakość oraz budowanie długoterminowych relacji z dostawcą.
• Zakupy operacyjne – dotyczą bieżących potrzeb organizacji, takich jak materiały biurowe czy usługi wsparcia. W tej kategorii głównym kryterium jest cena oraz szybkość realizacji zamówienia.
• Zakupy projektowe – związane z realizacją jednorazowych projektów, wymagających specyficznych rozwiązań i większej elastyczności.
• Zakupy specjalistyczne – obejmują produkty i usługi o wysokim stopniu specjalizacji. W takich przypadkach kluczowa jest znajomość rynku i indywidualne negocjacje.

Role zakupowe w procesie decyzyjnym

Podejmowanie decyzji zakupowych wymaga zaangażowania różnych osób i zespołów, które pełnią określone funkcje:

• Zakupowiec – prowadzi negocjacje, ocenia oferty i wybiera dostawców, dbając o zgodność z procedurami i maksymalizację korzyści dla firmy.
• Decydent biznesowy – reprezentuje dział, który korzysta z zakupionych produktów lub usług, oceniając ich praktyczną użyteczność.
• Dział marketingu – po stronie dostawców odpowiada za prezentację oferty oraz budowanie jej unikalności w oczach klienta.
• Zarząd – w przypadku większych firm zatwierdza decyzje zakupowe o strategicznym znaczeniu, co nadaje procesowi dodatkową formalność.

Wyzwania w podejmowaniu decyzji zakupowych

Decyzje zakupowe to nieustanna próba znalezienia równowagi między ceną a wartością dodaną. Dział zakupów musi wykazać, że proces przebiegał zgodnie z procedurami i był transparentny. W tym celu stosuje narzędzia, takie jak tabele porównawcze czy rankingi.

Z drugiej strony dostawcy starają się przekonać klientów do swojej oferty, podkreślając jej unikalność i wykraczając poza formalne kryteria. Profesjonalne podejście do zakupów wymaga od obu stron umiejętności budowania relacji, które są szczególnie ważne w przypadku zakupów o wysokim stopniu złożoności.