Rynek

Rynek narzędzi wspierających proces zakupów B2B rozwija się od wielu lat. Obecnie osoby odpowiedzialne za wybór narzędzia mają przynajmniej kilka opcji w różnych wariantach. W tym artykule nie miałem jednak założenia pisać o konkurencji i porównywać same narzędzia. Moim celem jest opisanie podstawowych zagadnień związanych z wdrożeniem systemu wspierającego proces zakupowy.

E-zakupy B2B

Platforma zakupowa niewątpliwie służą do wspierania procesów zakupowych, a w szczególności komunikacji z dostawcami. Dotyczy to zarówno rozwiązań dedykowanych, jaki rozwiązań standardowych. Z platform zakupowych korzystają dostawcy, dla których stanowić będą one źródło pozyskiwania informacji o potrzebach biznesowych. W ostatnich latach popularyzują się również rozwiązania wspierające realizację zamówień publicznych.

Do podstawowych funkcji systemów e-zakupowych zaliczymy:

• Obsługę zapotrzebowań
• RFX i e-aukcje
• Zarządzanie umowami
• Katalog elektroniczny
• Obsługę zamówień
• Odbiory
• E-faktury
• Raporty i analizy

oraz inne rozwiązania w zależności od potrzeb firm decydujących się na wdrożenie systemu.

Obsługa procesów wewnętrznych

Platformy zakupowe wspierają zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną. W zakresie tej pierwszej funkcjonują podobnie do poszczególnych modułów systemu klasy ERP czego przykładem może być proces obsługi zapotrzebowań i zamówień, co może z kolei wymagać współpracy z modułem budżetowania lub FK. Złożone wdrożenia oparte są o koncepcje P2P (procure to pay), co znacząco zwiększa efektywność biznesową firmy, które zdecydowały się na elektronizację procesu w oparciu o takie podejście. W zakresie całościowego podejścia do wdrożenia platformy zakupowej kluczowym pytaniem jest co powinno być obsługiwane po stronie platformy, a które funkcje będą obsługiwane w innych systemach np. ERP.

Komunikacja z dostawcami

Ciężko oczywiście wyobrazić sobie proces zakupowy bez dyskusji na temat dostawców. Platformy zakupowe dość mocno angażują firmy sprzedające w sam proces nadając im dostęp do samego narzędzia w celu składania ofert handlowych, udziału w aukcjach elektronicznych a także innych działaniach w ramach współpracy z kupcami oraz klientami wewnętrznymi. W dużym skrócie dostawca staje się użytkownikiem platformy zakupowej z pewnymi przypisanymi rolami w systemie. W odróżnieniu od rozwiązań klasy ERP konto na platformie zakupowej zakładane jest przez osoby sprzedające, co w praktyce oznacza, że baza dostawców zawiera dane zarówno firm współpracujących, jak i potencjalnie współpracujących. Takie podejście ułatwia komunikację na etapie realizacji postępowań zakupowych. Komunikacja wewnętrzna może być realizowana w formie zapytań otwartych, jak i komunikacji zamkniętej dotyczącej tylko danej konkretnej firmy.

Integracje z ERP

Proces zakupowy może być również realizowany zarówno w systemie ERP, jak i z wykorzystaniem platformy zakupowej. W takiej sytuacji najczęściej obsługa zapotrzebowań oraz zamówień pozostaje po stronie ERP, a komunikacja z dostawcami przy pozyskiwaniu ofert handlowych po stronie systemu zakupowego. Oczywiście do dyskusji pozostają jeszcze takie funkcjonalności jak zarządzanie umowami, odbiory itp. Proces integracji wymaga zwykle zaangażowania zasobów zarówno klienta, jak i firmy dostarczającej platformę zakupową.

Podsumowanie

Platforma zakupowa jest narzędziem wspierającym realizację jednego z kluczowych procesów biznesowych, który z kolei przekłada się na efektywność całej firmy. Przy wdrożeniu istotne będzie przeanalizowanie potrzeb biznesowych oraz przełożenie ich na pożądane funkcjonalności samego narzędzia. W praktyce spotkać można zarówno podejścia zorientowane na uruchomienie prostych systemów w krótkim czasie, jak i złożonych dedykowanych narzędzi wspierających wiele działań bezpośrednio oraz pośrednio związanych z zakupami.