Kontakty z dostawcami

Realizacja jednego z ważniejszych procesów zakupowych wymaga komunikacji z rynkiem, a dokładnie z dostawcami. Pomimo zaawansowanych technologii komunikacyjnych kontakty bezpośrednie w dalszym ciągu odgrywały istotną role w porozumiewaniu się pomiędzy kupcami w segmencie B2B oraz dostawcami. Sytuacja zmieniła się diametralnie po wybuchu epidemii. Część działów zakupów została wysłana do domu i pracuje zdalnie. Zamarły w zasadzie bezpośrednie kontakty handlowe, a spotkania realizowane są w formie on-line. W ten sposób realizowane są prezentacje handlowe, analiza rynku dostawców, negocjacje handlowe, ocena i kwalifikacja dostawców, a także pozostałe działania ukierunkowane na współpracę. Do  narzędzi wspierających komunikację z dostawcami z całą pewnością należy również platforma zakupowa wspierająca proces zbierania ofert, negocjacji handlowych oraz aukcji elektronicznych. W przypadku zakupów sformalizowanych opierających się w dalszym ciągu o papierową formę składania ofert platforma zakupowa pozwala w znacznym stopniu ograniczyć ryzyka związane z COVID-19.

Komunikacja wewnętrzna

Przedsiębiorstwa od dłuższego czasu korzystające z pracy zdalnej w mniejszym stopniu odczuły rewolucję związaną z korzystaniem z rozwiązań on-line. Liczne platformy komunikacyjne np. Microsoft Teams, Webex dają możliwość skutecznej komunikacji z klientami wewnętrznymi, co stanowi podstawę realizacji wielu działań zakupowych. Szczególnie ważna komunikacja odbywa się w przypadku zespołów zakupowych/komisji przetargowych. Oprócz kontaktów realizowanych przy pomocy tak dzisiaj popularnych „telco” kluczową sprawą jest sam obieg dokumentów, co w przypadku zakupów dotyczy m.in. zapotrzebowań, wniosków zakupowych, zamówień. Akceptacja potrzeb zakupowych i decyzji w oparciu o rozwiązania workflow ułatwiają pracę i usprawniają przepływ informacji. Wdrożenie platformy zakupowej ułatwia pracę w rozproszonych zespołach, co przydatne jest zarówno w obecnej sytuacji, jak i może przydać się w przyszłości.

Praca on-line

Praca zdalna w wielu firmach stała się aktualnie standardem, co pewnie będzie miało miejsce jeszcze przez jakiś czas. Tak pożądane rozwiązanie i zarezerwowane jedynie dla nielicznych dotyczy obecnie sporej części pracowników. Jak jednak będzie wyglądała praca po COVID-19? Czy częściej będziemy pracować zdalnie, czy raczej wrócimy do znanej nam pracy w biurze? Czas pokaże, ale chyba rzeczywiście mają rację te osoby, które mówią, że ta zmiana będzie miała charakter trwały. Jeżeli tak będzie wyglądała przyszłość, to będziemy zdecydowanie częściej korzystać z systemów informatycznych, a w tym komunikatorów, video czatów, a także platform zakupowych.

Kierunki działań

Informatyzacja stanowi jeden z kluczowych kierunków rozwoju większości biznesu. COVID-19 powoduje przyśpieszenie elektronizacji wielu procesów biznesowych, co dotyczy również zakupów. Większa elastyczność, szybkość działania, łatwiejszy dostęp do informacji, szybsze podejmowanie decyzji na podstawie dostępnych danych to wyzwania, które IT będzie wspierać w przyszłości. Czy spadnie liczba spotkań bezpośrednich? Na to pytanie nie znamy dzisiaj odpowiedzi, ale kierunek wydaje się oczywisty. Oczywiście niektórym takie podejście przypadnie do gustu, inni będą woleli pracować w biurach. Jedno jest pewne. Świat się zmienił i potrzebujemy również zmian w komunikacji w procesie zakupowym.

Podsumowanie

Chyba każdy czeka na zakończenie epidemii. Jednakże mamy czas nowych wyzwań. Profesjonaliści zawsze szukają rozwiązań. W każdej sytuacji. Również w kryzysie. Mam nadzieję, że z obecnej sytuacji zakupy wyjdą wzmocnione i mocniej zinformatyzowane, co przydać się może również po zakończeniu obecnej sytuacji.