Złożoność sytuacji biznesowych

Realizacja profesjonalnych zakupów biznesowych wymaga działań zarówno o charakterze powtarzalnym, jak i radzenia sobie w sytuacjach wyjątkowych. Utrzymanie ciągłości produkcji, satysfakcji klienta wewnętrznego, odpowiedniej jakości nabywanych produktów i usług, a także osiągniecie optymalnych warunków handlowych nierzadko wymaga dużej elastyczności w zależności od kontekstu biznesowego. Z całą pewnością jesteśmy w stanie wyróżnić w każdej organizacji zakupy rutynowe, powtarzalne i mocno przewidywalne. W takich zakupach kupcy oraz inne osoby uczestniczące w procesie posiadają duże doświadczenie. W takich sytuacjach zakupowych łatwo jest również implementować regulaminy, procedury, a także narzędzia informatyczne takie jak np. platforma zakupowa.
Zakupy standardowe charakteryzują się zwykle:

• dobrym opisem przedmiotu zakupów,
• znajomością rynku dostawców,
• czasem na realizację działań.

Wykorzystując doświadczenie, czas oraz dźwignie konkurencyjne zespół zakupowy ma możliwość skutecznej realizacji działań. Działania stają się bardziej złożone w przypadku sytuacji wyjątkowych wymagających innego podejścia do realizacji zakupów. W praktyce tego typu zakupy często funkcjonują pod nazwą zakupów specjalnych.

Wyjątki

Brak lub niewystarczający opis przedmiotu zamówienia – w takiej sytuacji przed przesłaniem RFQ na rynek wymagana będzie zapewne analiza rynku z wykorzystaniem takich narzędzi jak RFI/RFP. W zależności od potrzeb można również przeprowadzić warsztaty z jednym lub z kilkoma dostawcami w celu opracowania specyfikacji. Do dyskusji pozostanie sprawa publikacji w formie otwartej zapytania ofertowego wraz z dokładnym przedmiotem zakupu. Częstą praktyką jest kontynuowanie rozmów np. z tylko jednym z dostawców, co może ograniczać konkurencję i mieć wpływ na wyższe koszty.

Znajomość rynku dostawców – dotyczy zarówno firm sprzedających produkty i usługi będące przedmiotem zainteresowania, jak i segmentów rynku, polityki cenowej, konkurencji, modeli biznesowych, rozumieniu wartości, funkcjonalności oraz kwalifikatorów. Badanie rynku wymaga dobrej komunikacji, co może zostać zrealizowane w oparciu o zapytania otwarte publikowane na platformie zakupowej, a także spotkania oraz warsztaty z dostawcami.

Czas na realizację zakupu – ma szczególne znaczenie w przypadku zakupów interwencyjnych związanych np. z obsługą awarii, co stanowi zagrożenie dla ciągłości produkcji. W takiej sytuacji analiza rynku, wykorzystywanie sił konkurencji nie stanowi zwykle priorytetu biznesowego.

Platforma zakupowa i obsługa zakupów specjalnych

Narzędzia informatyczne wspierające proces sourcingowy koncentrują się zwykle na zapewnieniu komunikacji z rynkiem dostawców, co w praktyce sprowadza się do przesyłania zapytań, zbierania ofert handlowych, prowadzenia aukcji elektronicznych. Platformy zakupowe mogą być również odpowiedzialne za procesy związane z wysyłką zamówień, odbiorami, a także e-fakturami. Większość narzędzi doskonale sprawdza się w sytuacji obsługi zakupów powtarzalnych związanych z podstawowym procesem. Ważna jest jednak również analiza sytuacji niestandardowych oraz implementacja funkcji pozwalających na wykorzystanie platform w takim kontekście. Oczywiście wszystko zależy od tego czy platforma zakupowa jest jedynie narzędziem wspierającym procesy zakupowe w określonych zakupach, czy raczej stanowi podstawowe narzędzie pracy i bazę know-how.