Konkurencja

E-aukcje w zakupach B2B stanowią od wielu lat narzędzie wsparcia stanowiące alternatywę lub uzupełnienie tradycyjnych negocjacji. Podstawą aukcji elektronicznych jest występowanie na rynku dostawcy konkurencji. Praktyka zakupów biznesowych w wielu sytuacjach ogranicza tą konkurencję jednocześnie zmniejszając ryzyko zakupowe, co sprowadza się do realizacji procesu kwalifikacji. Działania ukierunkowane na zmniejszenie
ryzyka podjęcia współpracy z nieodpowiednim dostawcą doprowadzają jednocześnie do zmniejszenia istotnych różnic pomiędzy poszczególnymi kwalifikowanymi dostawcami. Oczywiście zawsze pozostaje kwestia możliwości produkcyjnych, lokalizacji zakładów, zdolności do szybkiego reagowania na składane zamówienie. Decyzje o alokacji zakupów w ramach dostawców kwalifikowanych zmniejszają jednak liczbę kryteriów wyboru oferty handlowej sprowadzając w wielu przypadkach analizę do zastosowania zasady „jabłko do jabłka”. W ramach kategorii zakupowych wystąpią sytuacje single sourcing oraz sole sourcing, gdzie ciężko jest mówić o konkurencji. Jednak w pozostałych sytuacjach konkurencja może wystąpić. W tym przypadku ciekawym pomysłem może być zastosowanie aukcji elektronicznej na platformie zakupowej do ustalenia ostatecznych warunków zakupów.

Relacje

Realizacja efektywnych procesów zakupowych pozostaje powiązana z relacjami biznesowymi, co w szczególności dotyczy dostawców. Nie w każdej sytuacji istnieje potrzeba budowania wspomnianych relacji, ale w stosunku do dostawców strategicznych takie podejście wydaje się kluczowe dla zapewnienia sukcesu przedsiębiorstwa. Relacje
ograniczają ryzyka biznesowe, zwiększają dostępność produktów, przyśpieszają dostawy, wpływają na jakość, a także pozwalają na rozwiązywanie licznych trudnych sytuacji. Mają jednak swoją cenę, gdyż w mniejszym stopniu bazują na wykorzystaniu konkurencji na rynku dostawców. Sposób podejścia do dostawców powinien być jasno opisany w strategii kategorii zakupowej. Czy jednak w grupie dostawców strategicznych nie można przeprowadzić e-aukcji na platformie zakupowej?

Komunikacja

Kluczową kwestią dla sprawnie przeprowadzonej aukcji elektronicznej na platformie zakupowej jest komunikacja z dostawcami. Częstym błędem w przypadku zastosowania aukcji elektronicznej jest próba zastąpienia kontaktów bezpośrednich tylko kontaktami elektronicznymi. Po wielu latach budowania relacji z dostawcą i wielu efektywnych wspólnych działaniach nagle dostawca otrzymuje e-mail „Zapraszamy do udziału w aukcji
elektronicznej”. Takie działanie rzeczywiście może wpłynąć negatywnie na relacje oraz wizerunek naszej firmy w oczach dostawcy.

Aukcja elektroniczna (zwłaszcza pierwsza) wymaga dużego zaangażowania kupców, a w szczególności bardzo dobrej komunikacji. Nic nie stoi na przeszkodzie aby wejść w kontakt telefoniczny z dostawcą, wytłumaczyć dlaczego planujemy przeprowadzić aukcję, jak podchodzimy do zapraszania dostawców do aukcji (zapraszamy np. tylko dostawców kwalifikowanych), czy i jak planujemy podzielić wolumen zakupowy na podstawie wyników aukcji elektronicznej, co oprócz ceny weźmiemy pod uwagę. Dobrym pomysłem jest również spotkanie bezpośrednie w tym temacie (abstrahuję oczywiście od aktualnej sytuacji związanej z Covid-19). Jednym słowem dostawców warto zachęcić do udziału w aukcji elektronicznej i zapewnić, że konkurencja będzie uczciwa, a relacje dalej odgrywają duże znaczenie w kontaktach pomiędzy kupcem oraz dostawcą. Można postawić tezę, że komunikacja w przypadku aukcji elektronicznej odgrywa nawet ważniejszą rolę niż w przypadku tradycyjnych negocjacji.

Podsumowanie

Platforma zakupowa jest doskonałym miejscem do zmierzenia się dostawców w rywalizacji o wolumen zakupowy. Dostawcy strategiczni, zakup surowców, relacje itp. nie wykluczają gry rynkowej i zastosowania aukcji elektronicznych. Jednakże w celu osiągnięcia sukcesu zakupowego niezbędne jest wykorzystanie kompetencji w zakresie komunikacji, psychologii zakupów i sprzedaży, asertywności – czyli tego, co w świecie szkoleń biznesowych często funkcjonuje pod nazwą soft skills.