W świecie zakupów B2B temat oszczędności wzbudza liczne dyskusje i kontrowersje. Koszty mają fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania każdego biznesu, a presja na ich redukcję jest wszechobecna. Kto z nas nie słyszał hasła: „musimy ściąć koszty”? Jednak działania podejmowane ad hoc, bez strategicznego podejścia, rzadko przynoszą wymierne rezultaty. Aby generować realne oszczędności, firmy muszą podejść do tematu systemowo, w oparciu o dobrze przemyślaną strategię zakupową oraz ogólną strategię firmy.

Co tak naprawdę oznaczają oszczędności?

Pojęcie oszczędności bywa różnie interpretowane, co może sprawiać trudności w jego definiowaniu i mierzeniu. W sektorze zakupów stanowią one kluczowy wskaźnik efektywności, ale ich ocena zależy od wielu czynników, takich jak inflacja, rynkowe okazje cenowe czy kontekst biznesowy. Choć oszczędności często stanowią priorytet, to pytanie, czy obrona ich poziomu przed wpływem inflacji zawsze ma sens, pozostaje otwarte. Zastanówmy się więc, co rzeczywiście kryje się za tym pojęciem.

Oszczędności w zakupach to nie tylko niższe ceny za towary i usługi, ale również optymalizacja całego procesu zakupowego. To oznacza nie tylko redukcję wydatków, ale także minimalizację ryzyk związanych z wyborem dostawców oraz zwiększenie efektywności operacyjnej firmy. Im bardziej strategiczny produkt lub usługa, tym większe znaczenie ma źródło oszczędności. Zazwyczaj firmy koncentrują się na kategoriach zakupowych, gdzie widzą największy potencjał oszczędności, jednak ostatecznie liczy się tylko to, że oszczędności się pojawiają.

Jak obliczać oszczędności?

Sposoby wyliczania oszczędności w zakupach są zróżnicowane i zależą od celów, jakie stawia się przed działem zakupów. Przykładowo, różne firmy mogą korzystać z odmiennych metod kalkulacji, uwzględniając inflację, koszty jednostkowe, negocjacje cenowe czy okazje rynkowe. Wiele z tych wskaźników można łatwo ująć w arkuszu kalkulacyjnym, ale prawdziwe wyzwanie tkwi w interpretacji danych.

Oszczędności bazują na założeniach i teoretycznych modelach. W rzeczywistości na ich wysokość mogą wpływać czynniki, które trudno przewidzieć – od zmian rynkowych po negocjacje z dostawcami. Dlatego też kalkulowanie oszczędności nie jest procesem jednoznacznym, a jego efektywność zależy od zdolności firmy do interpretacji wyników i uwzględnienia pełnego kontekstu rynkowego.

Konsolidacja zakupów i narzędzia elektroniczne

W obliczu wyzwań, przed jakimi stają działy zakupów, pojawia się pytanie: czy nie powinniśmy konsolidować naszych zakupów? Czy centralizacja procesów zakupowych oraz zastosowanie narzędzi elektronicznych, takich jak platformy przetargowe, może przynieść oszczędności? Odpowiedź brzmi: tak, ale to zależy od specyfiki firmy.

Konsolidacja zakupów pozwala na lepsze wykorzystanie skali ekonomii, co prowadzi do wynegocjowania lepszych warunków handlowych. Z kolei narzędzia elektroniczne, takie jak platformy przetargowe, umożliwiają automatyzację i usprawnienie procesów zakupowych, co przekłada się na zwiększoną efektywność oraz lepszą kontrolę nad wydatkami. Przykładowo, firmy korzystające z platform przetargowych mogą łatwiej monitorować oferty, oceniać dostawców i zarządzać ryzykiem, co przyczynia się do generowania oszczędności.

Co to jest „najlepsza cena”?

Cena jest kluczowym czynnikiem w zakupach, ale jej rola nie zawsze jest decydująca. Często można wynegocjować lepsze warunki, ale to, co na pierwszy rzut oka wydaje się „najlepszą ceną”, nie zawsze musi oznaczać najlepszy wybór dla firmy. Cytując Tomasza Wudarzewskiego, jednego z prowadzących nasz osttani webinar „Oszczędności w zakupach B2B: Fikcja czy dobra praktyka?” zakupowcy, podobnie jak sportowcy, zawsze dążą do uzyskania jeszcze lepszych wyników, ale warto pamiętać, że cena to nie wszystko. W wielu przypadkach, zwłaszcza w zakupach strategicznych, bardziej istotne stają się kwestie pozacenowe, takie jak jakość, terminowość dostaw, relacje z dostawcami czy minimalizacja ryzyka.

Co wpływa na nasze koszty?

Koszty zakupów zależą od wielu czynników – od charakteru firmy, przez politykę zakupową, aż po podejście do zarządzania wydatkami. Różnice w podejściu do oszczędności między korporacją a startupem mogą być ogromne. W dużych organizacjach polityka zakupowa jest często bardziej sformalizowana, a oszczędności wynikają z precyzyjnej optymalizacji procesów. W startupach natomiast bardziej liczy się elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany rynkowe.

Niezależnie jednak od wielkości firmy, kluczowym wyzwaniem pozostaje identyfikacja obszarów, w których można wygenerować oszczędności oraz skuteczna ich realizacja. Czy warto scentralizować zakupy? Czy może lepszym rozwiązaniem będzie decentralizacja i oddanie większej kontroli poszczególnym działom? Odpowiedź zależy od specyfiki firmy oraz branży, w której działa.

Podsumowanie

Oszczędności w zakupach to temat, który wymaga przemyślanego podejścia. Redukcja kosztów nie powinna być celem samym w sobie – kluczowe jest zrozumienie, gdzie i jak można generować oszczędności bez obniżania jakości dostarczanych towarów i usług. Działania zakupowe muszą być częścią szerokiej strategii firmy, a wsparcie narzędzi elektronicznych, takich jak platformy przetargowe, może znacząco zwiększyć efektywność i transparentność procesów zakupowych.

Dobrze zarządzany proces zakupowy to nie tylko mniejsze koszty, ale także większa kontrola nad wydatkami, lepsze zarządzanie ryzykiem oraz poprawa relacji z dostawcami. To właśnie te czynniki sprawiają, że oszczędności w zakupach stają się realne, a nie tylko teoretyczne.