Formalizacja zakupów

Zakupy biznesowe stanowią z całą pewnością interdyscyplinarny obszar łączący zarówno twarde zagadnienia dotyczące znajomości kategorii zakupowych, branż, finansów, prawa narzędzi prognozowania, statystyki, ale także komunikacji, psychologii, technik negocjacyjnych. Niezwykle ważną rolę w procesie odgrywają zagadnienia związane z zarządzaniem wydatkami zakupowymi, w szczególności problematyką transparentności. W związku z powyższym obszar ten w mniejszym lub większym stopniu będzie sformalizowany poprzez wykorzystanie dokumentacji zakupowej.

Dokumenty zakupowe

Kluczowym celem zastosowania nowoczesnej dokumentacji zakupowej jest odpowiedź na pytanie w jaki sposób dane przedsiębiorstwo lub organizacja powinna realizować zakupy przy danej wartości, dla danej kategorii zakupowej, danej specyfice rynku dostawców oraz strukturze organizacyjnej. W praktyce biznesowej możemy wymienić dokumenty dotyczące strategii zakupowej, procedury i regulaminy, dokumenty operacyjne (zapotrzebowanie, zamówienie, protokół wyboru dostawcy, protokół odbioru, reklamacja itp.), a także dokumentację związane z problematyką regulacji kompetencji (schemat organizacyjny, opis stanowiska, tablice kompetencyjne). Projektując dokumentację zakupową warto pamiętać, że część z tych dokumentów będzie wykorzystywana w procesie komunikacji pomiędzy naszą firmą, a dostawcami, co zwiększa potrzebę ich opracowania w sposób prosty i czytelny dla wszystkich zainteresowanych. Platforma zakupowa może być wykorzystywana jako narzędzie do obiegu dużej części dokumentów.

Kultura firmy i dokumenty

W praktyce największym wyzwaniem jest ustalenie stopnia formalizacji dokumentacji zakupowej, co moim zdaniem nie tyle wynika z potrzeb biznesowych danej firmy ale warunkowane jest panującą w niej kulturą organizacyjną. W sformalizowanych i zdyscyplinowanych organizacjach wdrażanie szczegółowych procedur zakupowych nie stanowi problemu w kontekście późniejszego wdrożenia zmiany. Z drugiej strony spotkałem się z firmami, w których przebrnięcie przez procedurę dłuższą niż 2 strony stanowiło wyzwanie dla pracowników. W tym zakresie nie ma jedynych słusznych rozwiązań. Oczywiście szczegółowa procedura odpowie na prawie wszystkie pytania, a robienie z dokumentów „pułkowników” w firmach o raczej swobodnej kulturze i decyzjach intuicyjnych nie ma większego sensu. Każdorazowe podejście do tego tematu wymaga przede wszystkim analizy tego jak firma podchodzi do regulacji kompetencji, na ile kontrola realizacji zadań operacyjnych jest istotna i praktykowana w danym biznesie, jacy ludzie pracują w tej firmie i jak są podejmowane decyzje.

Ułatwiać i nie utrudniać

Dobra dokumentacja zakupowa zorientowana jest na zwiększenie efektywności biznesowej w wielu obszarach, z czego wynika, że założenia nie powinna utrudniać realizacji podstawowej funkcji zakupowej jaką jest kontraktowanie produktów i usług na potrzeby przedsiębiorstwa. Oczywiście większy stopień formalizacji wymaga większego zaangażowania i czasu niezbędnego na uzupełnianie raportów, tabelek itp. czego w szczególności nie lubi część osób. Narzędzia wspierające zakupy (platforma zakupowa) w takich wypadkach automatyzują tworzenie dokumentów. Warto pamiętać o selektywnym sposobie rozwiązywania problemów, co w praktyce sprowadza się do stosowania różnych rozwiązań dla różnych wartości zakupowych, sytuacji biznesowych, kategorii zakupowych itp. Dobra dokumentacja uwzględnia sytuacje wyjątkowe, bierze pod uwagę natłok prac i pozwala na archiwizację i zarządzanie wiedzą w przypadku postępowań złożonych.

Władza i pieniądze

Opracowanie dokumentacji zakupowej stanowi jedynie połowę sukcesu (może nawet mniej). Najtrudniejszy etap mamy dopiero przed sobą. O ile wcześniej firma nie posiadała zorganizowanych zakupów, o tyle możemy spodziewać się naturalnych i wewnętrznych oporów, co nie tylko dotyczy zakupów, ale przede wszystkim klientów wewnętrznych. Pod względem wdrażania zmian zakupy wydają się obszarem ekstremalnym z dwóch powodów: władzy oraz pieniędzy. Reorganizacja zakupów w istocie polegające na zabieraniu władzy i pieniędzy jednym, a dawaniu drugim musi spotkać się z oporem tych pierwszych. Dlatego też istotne jest wsparcie i zainteresowanie zarządu firmy, a także menedżerów liniowych. Co do tego trzeba mieć pełną świadomość wśród osób zajmujących się wdrażaniem tego typu zmian w przedsiębiorstwach. Zwłasza w sytuacji elektronizacji procesu obiegu dokumentów za pomocą takich narzędzi jak platforma zakupowa.

Musi działać

Podsumowując w artykule opisałem różne aspekty dotyczące wykorzystania dokumentacji zakupowej. Można by było długo dyskutować nad plusami i minusami poszczególnych koncepcji, co zostawmy sobie na konferencje i warsztaty. Dokumentacja zakupowa, aby była skuteczna, musi przede wszystkim działać, co z jednej strony jest proste i oczywiste, ale z drugiej nie zawsze spotykane w praktyce.