Podczas naszego ostatniego webinaru Tomasz Wudarzewski podjął jedno z kluczowych pytań w obszarze zakupów: kiedy lepszym rozwiązaniem są negocjacje, a kiedy e-aukcje?

Jak pokazuje praktyka, nie istnieje jedno uniwersalne podejście. Wybór metody zależy od charakteru kategorii zakupowej, poziomu ryzyka oraz priorytetów biznesowych. Dlatego tak ważna jest elastyczność i umiejętność dopasowania narzędzia do sytuacji.

Kiedy warto postawić na negocjacje?

Negocjacje najlepiej sprawdzają się w sytuacjach, gdy:

• kluczowe są długofalowe relacje z dostawcą – np. przy zakupach strategicznych, gdzie stabilność i partnerstwo mają większe znaczenie niż krótkoterminowa oszczędność,
• istnieje ryzyko jakościowe albo sam przedmiot zakupu nie jest łatwo porównywalny – w takich przypadkach rozmowa pozwala doprecyzować oczekiwania i zabezpieczyć interesy obu stron,
• potrzebujemy elastyczności, której nie daje sztywna rywalizacja cenowa – np. gdy warunki umowy obejmują także serwis, wsparcie czy innowacje.

Negocjacje pozwalają na bardziej „szyte na miarę” rozwiązania i sprzyjają budowaniu trwałego zaufania.

A kiedy wybrać e-aukcje?

E-aukcje z kolei sprawdzają się znakomicie, gdy:

• mamy do czynienia ze standardowymi i powtarzalnymi kategoriami zakupowymi, które można łatwo porównać,
• cena jest głównym kryterium wyboru i to właśnie presja konkurencyjna pozwala osiągnąć najlepsze efekty,
• w grę wchodzą zakupy o dużej wartości, w których nawet niewielki procent oszczędności oznacza realne korzyści finansowe.

W tzw. kategoriach „dźwigniach” (czyli takich, które mają wysoki wpływ na budżet, a rynek dostawców jest konkurencyjny) e-aukcje powinny być pierwszym wyborem. Negocjacje pozostają tu raczej wyjątkiem – stosowanym w przypadku bardziej złożonych wymagań.

Najlepsze praktyki – połączenie obu metod

W codziennej praktyce procesy zakupowe rzadko ograniczają się do jednego narzędzia. Coraz częściej stosuje się podejścia hybrydowe – np. negocjacje poprzetargowe lub dogrywki łączące aukcję z rozmową z dostawcami. To rozwiązanie pozwala z jednej strony wykorzystać przewagę konkurencji cenowej, a z drugiej zadbać o jakość, relacje i stabilność współpracy.

Wniosek: Skuteczny zakupowiec to ten, który potrafi świadomie dobrać narzędzia do sytuacji. Czasem najlepszym rozwiązaniem będzie otwarta aukcja, czasem indywidualne negocjacje, a często – połączenie obu podejść.

Chcesz poznać konkretne przykłady i zobaczyć, jak wygląda to w praktyce? 

Obejrzyj nagranie z webinaru „Negocjacje vs e-aukcje – kiedy co stosować?”