O definicjach słów kilka

Negocjacje stanowią integralną część zdecydowanej większości procesów zakupowych. Popularność negocjacji jako podejścia do uzyskania korzystnych warunków handlowych oferowanych przez dostawców skutkuje częstym ich wykorzystaniem w praktyce. Można powiedzieć, że każdy kupiec negocjuje, że wszyscy spotkaliśmy się z negocjacjami i rozumiemy o co chodzi. Mimo wszystko warto przybliżyć powyższą problematykę oraz postarać się uporządkować wiedzę w tym zakresie.

Po pierwsze zakupy mogą różnie wyglądać, więc podejście do negocjacji też będzie odmienne. W sytuacjach rynków konkurencyjnych i zebraniu kilku ofert w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wykorzystamy w praktyce negocjacje poprzetargowe. Dla większego ryzyka dostaw, a w tym sytuacji single sourcing rozmowy przybiorą formę negocjacji relacyjnych. Dlaczego to rozróżnienie jest istotne? Odpowiedź wydaje się prosta – w dwóch przypadkach zupełnie inaczej podejdziemy do budowania strategii negocjacyjnej, wykorzystania technik oraz argumentów negocjacyjnych. Po drugie nie w każdej sytuacji będziemy wykorzystywać negocjacje w celu poprawy ofert, co ma miejsce w sytuacji przetargów bez dogrywek (możliwość złożenia jednej oferty handlowej) oraz wykorzystania e-aukcji przeprowadzanej na takim narzędziu jak platforma zakupowa.

Negocjacje jako dogrywka

Pozyskanie z rynku kilku ofert handlowych daje sytuację, w której mamy do czynienia z konkurencją. Alternatywą dla jednej oferty handlowej zawsze może być inna oferta handlowa. Dodatkowo można doprowadzić do pewnej interakcji pomiędzy ofertami, co powinno dać w konsekwencji lepsze warunki handlowe. I właśnie ta konkurencja stanowi tutaj kluczowy argument negocjacyjny oraz podstawę strategii negocjacyjnej. Takie podejście wydaje się być zarówno stosunkowo proste, jak i efektywne w praktyce. Gdy dokładnie przeanalizujemy macierz Kraljicia, szybko zauważymy, że jeden z segmentów wprost nazywa się „produkty dźwignie”, przez co autor koncepcji podpowiada wymuszenie konkurencji jako podstawowy sposób myślenia o realizacji zakupów.

Oczywiście zawsze w praktyce jest coś za coś. Gra handlowa z wykorzystaniem powyższych argumentów stoi w naturalnej sprzeczności z budowaniem relacji z dostawcami, co jednak zdecydowanie częściej zarezerwowane jest dla kategorii zakupowych o podwyższonym ryzyku dostaw. W związku z powyższym negocjacje poprzetargowe stanowią dogrywkę przetargu (możemy użyć innej nazwy), a przetarg oparty jest na konkurencji pomiędzy dostawcami. W trakcie negocjacji powinniśmy starać się pobudzić konkurencję poprzez właściwe wykorzystanie elementów gry handlowej, a w szczególności motywowanie dostawców do zmiany decyzji w zakresie parametrów handlowych pod wpływem ofert innych firm.

Negocjacje jako narzędzie budowania relacji

Wspomniana wyżej konkurencja nie zawsze jednak będzie istotnym argumentem negocjacyjnym. Wspólne poszukiwanie rozwiązań problemów biznesowych z opcją na winwin, czego naturalną konsekwencją jest budowanie relacji, charakterystyczne jest dla negocjacji relacyjnych, które nie tyle stanowią alternatywę dla negocjacji przetargowych, ale są zbiorem technik i narzędzi mających zastosowanie w innym kontekście biznesowym.

Kluczową sprawą z punktu widzenia efektywności wydaje się być nie mieszanie tych dwóch zupełnie różnych podejść do prowadzenia negocjacji. Kraljic będzie nazywał te kategorie „strategicznymi” dla wyższych wartości finansowych.

Negocjacje poprzetargowe vs. relacyjne

Powyższe porównanie jest w zasadzie nieuprawnione. Negocjacje poprzetargowe stanowiące dogrywkę można porównywać do e-aukcji, które również będą wykorzystywać argument konkurencji do osiągania lepszych wyników. W praktyce ciężko natomiast zastanawiać się nad strategią budowania negocjacji relacyjnych lub wykorzystania e-aukcji na platformie zakupowej. Budowanie relacji wymaga otwartej komunikacji i zwykle dążenia do poszukiwania rozwiązań optymalnych dla obu stron.

Podsumowując, mamy więc do czynienia przynajmniej z dwoma sytuacjami. W pierwszej występuje konkurencja, a w drugiej nie ma ona większego znaczenia (co nie oznacza, że w danej kategorii nie ma konkurencji). W kolejnym moim artykule podkreśliłem znaczenie selektywnego działania w różnych sytuacjach biznesowych, co może przełożyć się na lepsze dostosowanie narzędzi do problemów występujących w praktyce.