Zakupy w organizacjach, szczególnie te realizowane w trybie przetargowym, wymagają nie tylko skrupulatności, ale także dobrej znajomości prawa i procedur. W trakcie jednego z Zakupowych Czwartków Logintrade eksperci omówili najczęstsze błędy popełniane w postępowaniach zakupowych i podpowiedzieli, jak ich unikać. Gościem spotkania była Martyna Wójcik z Kancelarii Prawnej SDZLEGAL, a rozmowę poprowadził Michał Szlachcic z Logintrade.

W poniższym artykule przedstawiamy kluczowe wnioski z dyskusji, a także w formie Q&A przytaczamy najważniejsze pytania i odpowiedzi, które padły podczas spotkania.

Najczęstsze błędy w postępowaniach zakupowych

Postępowania zakupowe, zwłaszcza te regulowane przepisami prawa, niosą za sobą ryzyko błędów proceduralnych. Jakie problemy najczęściej pojawiają się w praktyce?

Nieprecyzyjne opisy przedmiotu zamówienia
Zbyt ogólne lub niejednoznaczne opisy zamówienia mogą prowadzić do nieporozumień i odrzucenia ofert. Zamawiający powinni dbać o precyzję i jednoznaczność w formułowaniu wymagań.

Błędne kryteria oceny ofert
Kryteria wyboru powinny być jasne, mierzalne i proporcjonalne do przedmiotu zamówienia. Częstym błędem jest stosowanie warunków, które nie są zgodne z zasadą uczciwej konkurencji.

Niepoprawna komunikacja z wykonawcami
Brak odpowiednich wyjaśnień, zbyt późne publikowanie zmian czy niejasne odpowiedzi na pytania oferentów mogą prowadzić do zaskarżenia postępowania.

Problemy z dokumentacją
Błędy formalne, brak wymaganych załączników czy nieprawidłowe terminy składania ofert to częste przyczyny unieważniania postępowań.

Zbyt rygorystyczne warunki udziału w postępowaniu
Nadmierne wymagania mogą ograniczyć konkurencję i sprawić, że do przetargu zgłosi się zbyt mało oferentów, co wpłynie na finalną cenę i jakość dostarczonych usług lub produktów.

Q&A – rozmowa Michała Szlachcica z Martyną Wójcik

Zapoznaj się z poniższym fragmentem rozmowy, oddającym kluczowe zagadnienia dotyczące podstaw Kodeksu Cywilnego w pracy kupca w eksperckim ujęciu.

Michał Szlachcic: Dlaczego wciąż popełniane są te same błędy w postępowaniach zakupowych?

Martyna Wójcik: Jednym z głównych powodów jest brak wystarczającej znajomości przepisów i procedur. Zamawiający często kopiują dokumentacje z wcześniejszych postępowań, nie dostosowując ich do nowych realiów prawnych lub specyfiki konkretnego zamówienia.

MSz: A jeśli chodzi o kryteria oceny ofert – na co warto zwrócić uwagę, by uniknąć problemów?

MW: Przede wszystkim kryteria muszą być obiektywne i proporcjonalne. Często spotykam się z sytuacją, gdzie zamawiający wprowadzają nadmiernie restrykcyjne wymagania, co wyklucza wielu potencjalnych oferentów. Przykładowo, jeśli wymagamy określonego doświadczenia, warto zastanowić się, czy jest to faktycznie konieczne do realizacji danego zamówienia.

MSz: Jakie błędy formalne najczęściej prowadzą do unieważnienia postępowań?

MW: Tutaj katalog jest naprawdę szeroki – od błędów w terminach, przez brak wymaganych dokumentów, aż po niewłaściwe stosowanie procedur odwoławczych. Warto podkreślić, że nawet drobne uchybienia mogą skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym koniecznością powtórzenia postępowania.

MSz: Co doradziłabyś firmom i instytucjom, które chcą ograniczyć ryzyko błędów w zakupach?

MW: Kluczowe jest edukowanie zespołów zakupowych i bieżące śledzenie zmian w przepisach. Warto również inwestować w narzędzia cyfrowe, które automatyzują procesy i eliminują część błędów proceduralnych. Dobrą praktyką jest także korzystanie z konsultacji prawnych przed publikacją kluczowych dokumentów przetargowych.

Piłeczka po stronie kupców?

Błędy w postępowaniach zakupowych mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym opóźnień, odwołań czy unieważnień przetargów. Kluczowe jest precyzyjne formułowanie dokumentacji, stosowanie jasnych kryteriów oceny oraz unikanie błędów formalnych.

Dyskusja podczas Zakupowego Czwartku Logintrade pokazała, że najlepszym sposobem na ograniczenie ryzyka jest edukacja, korzystanie z nowoczesnych narzędzi oraz konsultacje z ekspertami prawnymi.