Podejście do zakupów B2B

Realizacja polityki zakupowej przedsiębiorstwa będzie wymagała zmierzenia się z różnymi sytuacjami zakupowymi. W tych różnych sytuacjach zakupowych kupcy stosują odmienne podejście do realizacji procesu zaopatrzenia. Powszechnym poglądem jest odniesienie do specyfikacji branży, co w praktyce zwykle oznacza sprzedawane na rynek produkty. Jednakże to profil zakupowy, a nie tylko profil handlowy powinien określać daną specyfikę przedsiębiorstwa. Praktyka wydaje się jednak odmienna i o podejściu do zakupów przesądzają czasem zupełnie inne czynniki, do których np. możemy zaliczyć historię firmy, kulturę realizacji, wielkość firmy, a przede wszystkim strukturę własnościową. To właśnie często na podstawie tejże struktury można szybko przeanalizować sposób dokonywania zakupów. I tak przedsiębiorstwa państwowe oraz z udziałem skarbu państwa zdecydowanie częściej wykorzystują przetarg jako podstawową formę zakupów. Z kolei firmy prywatne dużo częściej koncentrują się na zamkniętej grupie kwalifikowanych lub ulubionych dostawców. Takie zróżnicowane podejście uzależnione przede wszystkim od potrzeby realizacji zamówień publicznych w pierwszym z typów przedsiębiorstw. Bardzo często przetarg dominuje również inne zakupy poniżej tzw. progów ustawowych. Regulaminy przetargowe, komisje przetargowe oraz złożone procedury zakupowe stanowią podstawę realizacji przetargów. Na drugim biegunie mamy relacje, duży nacisk na kompetencje i zaufanie kadry menedżerskiej do kupców. To zróżnicowane podejście jest widoczne gołym okiem w zdecydowanej większości przedsiębiorstw. W moim artykule spróbuję jednak podejść inaczej do metodyki zakupowej i odniosę się również do specyfiki, ale tej związanej z daną sytuacją zakupową o której wspomina guru marketingu Philip Kotler oraz Kevin Lane Keller w podręczniku „Marketing”. W moich artykułach nie po raz pierwszy sięgam do know-how powstałego w marketingu i staram się wykorzystywać to do rozwoju koncepcji reverse marketingu tak bardzo przydatnego w realizacji zakupów biznesowych.

Sytuacje zakupowe

W trakcie realizacji procesu zakupowego podejmowane są w praktyce różne działania ukierunkowane na zaspokojenie potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie nabywanych produktów i usług. Przy modelowaniu działań podstawą powinien być oczywiście kontekst sytuacyjny, do którego możemy zaliczyć:

• Prosty zakup ponowny
• Ponowny zakup z modyfikacjami
• Nowy zakup

Wszystkie powyższe sytuacje funkcjonują na tle ryzyka, presji czasu, wartości zakupu, know-how organizacji kupującej oraz konkurencji.

Prosty zakup ponowny (straight rebuy)

W ramach tego typu zakupów mamy przede wszystkim doświadczenie, jasno zdefiniowane oczekiwania, sprawdzonych dostawców, a to wszystkie daje niskie ryzyko współpracy z dostawcami. W przypadku zamkniętej listy dostawców, co w praktyce sprowadza się do kwalifikacji lub stosowania listy ulubionych dostawców skłonność części kupców na nowych dostawców jest stosunkowo niewielka, co można zrozumieć ograniczaniem ryzyka. Z drugiej strony przy takiej specyfice produktowej nowi dostawcy mogą zaoferować lepsze warunki zakupu oraz wyższą wartość. Oczywiście podejście do takiej otwartości bardzo mocno uzależniane jest od ryzyka biznesowego, które w określonych kategoriach zakupowych jest wysokie (produkty wąskie gardła/strategiczne), a w innych niskie (produkty standardowe/dźwignie).

Prosty zakup z modyfikacjami (modified rebuy)

Zmiana wymagań po stronie klientów wewnętrznych w odniesieniu prostych zakupów ponownych wymaga wprowadzenia modyfikacji. Potrzeby modyfikacji mogą również wynikać ze zmiany polityki zakupowej, uwarunkowań prawnych oraz wielu innych czynników. W takiej sytuacji doświadczenie we współpracy z obecnymi dostawcami w dalszym ciągu będzie ograniczało ryzyko współpracy, ale potencjał do wprowadzenia nowych dostawców jest zdecydowanie większy. Zapytanie ofertowe warto w takiej sytuacji przesłać zarówno do obecnych dostawców, jak i publikować w formie otwartej z uwzględnieniem platformy zakupowej. Niewątpliwą zaletą takiego podejścia jest z jednej strony zwiększenie konkurencyjności wśród dostawców, a z drugiej strony otwarcie się na nowe rozwiązania technologiczne oraz know-how. Dla nowych dostawców nie znajdujących się w gronie kwalifikowanych oraz ulubionych dostawców to wyraźna okazja do pozyskania klienta, co może w niektórych postępowaniach skutkować zaproponowaniem atrakcyjnych warunków współpracy.

Nowy zakup (new task)

Realizacja nowego zakupu to jedna z nielicznych sytuacji biznesowych, w których działu zakupów otwarte są na komunikację z rynkiem, co w szczególności dotyczy publikacji zapytań w formie otwartej i dystrybucji ich za pomocą platform zakupowych. Tego typu zakup nie jest oczywiście pozbawiony ryzyka, ale w przypadku potrzeby pozyskania nowych dostawców w dużym uproszczeniu można przyjąć założenie, że jest ono względnie wyrównane pomiędzy poszczególnymi ofertami. Łatwiejszym zadaniem będzie realizacja nowego zakupu, ale od obecnie współpracujących dostawców. Nieznajomość kategorii zakupowej, rynku dostawców, a także jego poszczególnych segmentów może skutkować potrzebą realizacji złożonego oraz czasochłonnego projektu zakupowego rozpoczynającego się od zbudowania długiej listy dostawców w ramach metodyki RFI/RFI, aby następnie skracać tą listę i finalnie złożyć RFQ w celu porównania ofert zgodnie z koncepcją „jabłko do jabłka”.

Podsumowanie

Przedsiębiorstwa dokonują zróżnicowanych zakupów w zależności od potrzeb biznesowych. W zależności od posiadanego know-how powinny w sposób selektywny podchodzić do realizacji procesu. Wypracowane i dostosowane do sytuacji zakupowych metodyki będą w wielu sytuacjach stanowiły o biznesowym sukcesie realizowanych projektów. Kupowanie wszystkiego na przysłowiowe „jedno kopyto” zawsze będzie skuteczne dla pewnej części zakupów. Nigdy nie do całości. Działajmy więc inteligentnie, selektywnie dostosowując się do sytuacji zakupowych. Różnych sytuacji.