Temat oszczędności w zakupach biznesowych zdecydowanie spopularyzował się w czasach kryzysu światowego w latach 2008-2010. Właściciele biznesów oraz zarządy firm w sposób szczególny zaczęli się przyglądać wydatkom związanym nie tylko z zatrudnieniem, ale także z zakupami. Uruchomiono wiele projektów ukierunkowanych na obniżenie kosztów zakupów oraz w sposób naturalny zaczęto wyliczać efekty biznesowe tego typu działań. Do dzisiaj temat oszczędności w zakupach, a w szczególności metodyka wyliczania tych oszczędności jest jednym z najbardziej zawiłym i kontrowersyjnych zagadnień w praktyce i literaturze przedmiotu. Platforma zakupowa jest narzędziem wspierającym wyliczanie oszczędności w odniesieniu do przeprowadzonych aukcji elektronicznych.

Definicja

Oszczędności w zakupach biznesowych to odchylenia pomiędzy wartością bazową rozumianą jako punkt wyjścia lub odniesienia, a wartością docelową, która jest efektem realizowanych działań zakupowych. Tą wartością może być cena, ale także inne składowe związane np. z koncepcją TCO (części eksploatacyjne, serwis, doradztwo, koszty procesowe itp.). O ile w praktyce zwykle nie ma problemów z ustaleniem wartości docelowej, o tyle temat wartości bazowej jest problematyczny oraz dyskusyjny. Niemniej jednak podstawą realizacji skutecznych działań ukierunkowanych na wygenerowanie oszczędności w zakupach jest określenie na poziomie przedsiębiorstwa/grupy kapitałowej metodyki, a w tym definicji zrozumiałej dla wszystkich podmiotów zaangażowanych w realizację działań.

Projekty zakupowe na platformie zakupowej

Działania ukierunkowane na oszczędności nie stanowią zwykle typowych i regularnych działań zakupowych ukierunkowanych na utrzymanie ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Projekty oszczędnościowe mają zdecydowanie specjalny charakter i bardziej przypominają działania konsultingowe niż standardowy proces. Co za tym idzie projekty powinny być realizowane nie tylko w sytuacjach powstania potrzeb zakupowych, ale przede wszystkim powinny wynikać z planu realizacji oszczędności w przedsiębiorstwie lub stałego poszukiwania źródeł tychże oszczędności. Tego typu metodyka prac jest kosztowna i czasochłonna, ale zwykle w praktyce przynosi wymierne korzyści. Wymaga również powołania stanowiska odpowiedzialnego za poszukiwanie oszczędności lub/i skorzystania z usługi wyspecjalizowanych firm konsultingowych.

Wartość bazowa

Podstawowe rozumienie oszczędności oczywiście dotyczy kategorii ceny, ale już w tym przypadku temat potrafi być złożony ze względu na różne jej składowe. W przypadku projektów jednowymiarowych w których wszystko można sprowadzić do ceny należy przyjąć punkt odniesienia, którym może być:

• obecnie płacona cena
• najlepsza oferta handlowa w odpowiedzi na zapytanie ofertowe
• cena rynkowa rozumiana jako np. uśredniona cena z zebranych ofert handlowych
• oferta handlowa dostawcy, którego oferta zostanie wybrana
• cena typowa na rynku
• cena budżetowa
• cena rozumiana jako cel

Oczywiście różne rozumienie ceny bazowej będzie wpływało na poziom osiągania oszczędności, co jednak nie wydaje się być poważnych problemem. Zdecydowanie ważniejsze z punktu widzenia analizy uzyskiwanych wyników jest jednakowe rozumienie wskaźników oraz ich porównywalność w dłuższych przedziałach czasu.

Okazje cenowe

Ustalając wartość bazową dla wyliczenia oszczędności oraz bazując na obecnej cenie należy mieć na uwadze, że na rynku B2B podobnie jak na B2C pojawiają się okazje cenowe. Wykorzystanie takiej okazji może w przyszłości sprawiać problemy w wyliczeniu oszczędności, jeżeli taką niską cenę przyjmiemy jako punkt odniesienia. W podobnych sytuacjach zarówno kupiec, jak i osoba dokonująca późniejszej analizy powinna mieć świadomość tego, że cena nie jest ceną rynkową, a jako okazja nie powinna stanowić podstawy do wyliczenia oszczędności w przyszłych projektach zakupowych.

TCO oraz analiza wartości

Sprawa wyliczania oszczędności komplikuje się w przypadku wykorzystania modelu TCO lub analizy wartości w realizowanych projektach zakupowych. W takich wypadkach oprócz ceny należy również wziąć pod uwagę inne kluczowe składowe wpływające na koszty związane z posiadaniem produktu. W przypadku zastosowania koncepcji TCO wartość bazową należy zdefiniować dla wszystkich składników kosztów, a następnie porównać do wartości osiągniętych w trakcie realizacji projektu zakupowego. Wyliczanie oszczędności w przypadku TCO jest oczywiście bardziej złożone w praktyce, ale przy odpowiedniej metodologii wyliczania nie powinno przysporzyć większych problemów. Warto również wspomnieć, że obniżanie niektórych kosztów może odbywać się poprzez podnoszenie innych składowych, ale i tak analiza TCO powinna dotyczyć zagregowanego wskaźnika. Bardziej złożonym zagadnieniem wydaje się być analiza wartości rozumiana jako suma wszystkich wartości które otrzymuje klient w stosunku do wszystkich ponoszonych kosztów. W przypadku projektów zorientowanych na zawiększanie wartości może się okazać, że wartość rośnie nawet w sytuacji wzrostu kosztów lub spadek kosztów jednocześnie obniża zagregowaną wartość.

Oszczędności w e-zakupach (platforma zakupowa)

W przypadku stosowania zakupów elektronicznych metodyka jest zbliżona do zakupów tradycyjnych. W wielu przypadkach ceną bazową jest najlepsza oferta w odpowiedzi na e-rfx lub najlepsza oferta dostawcy, który później w toku e-aukcji został wybrany. Oczywiście systemy elektroniczne automatycznie wyliczają oszczędności dla realizowanych projektów zakupowych, co jest sporym udogodnieniem oraz daje ciekawy materiał analityczny.

Dyskusje i kontrowersje

 Jak już wspomniano w powyższym artykule temat oszczędności w zakupach jest bardzo dyskusyjny. Różne przedsiębiorstwa podchodzą do tego zagadnienia przy założeniu zróżnicowanych metodyk oraz filozofii. Można spotkać się z podejściem w którym firmy nie wyliczają oszczędności, a jedynie koncentrują się na zapewnieniu sprawności i efektywności w działaniach zakupowych oraz podejścia, których podstawą są raporty i wyliczenia oszczędności. Najtrudniejszym zagadnieniem związanym z oszczędnościami są jednak chyba nie same wyniki, ale ich interpretacja oraz wyciąganie wniosków dla dalszych działań. Jednocześnie zagadnienie związane jest z kwestią oceny oraz wynagrodzeń osób odpowiedzialnych za realizację zakupów, ale to już wątek na zupełnie inny artykuł