Czy Twoja firma jest gotowa na cyfrową transformację? W erze dynamicznego rozwoju technologii, cyfryzacja procesów zakupowych stała się nieuniknionym krokiem dla firm dążących do optymalizacji działań. Jednak między dostępnymi narzędziami a ich rzeczywistym wykorzystaniem często istnieje znacząca luka cyfrowa. Czym ona jest? Jakie wyzwania stoją przed organizacjami i jakie kroki mogą podjąć, by skutecznie ją zniwelować?

Na te pytania odpowiadali Tomasz Wudarzewski i Michał Szlachcic z Zingflow/Logintrade podczas webinaru w ramach Zakupowych Czwartków. Zapraszamy do obejrzenia i wysłuchania.

Czym jest luka cyfrowa?

Luka cyfrowa w zakupach to nie tylko brak odpowiednich narzędzi technologicznych, ale także ich niewłaściwe lub ograniczone wykorzystanie. Firmy mogą mieć dostęp do zaawansowanych rozwiązań, ale brak kompetencji lub odpowiedniego podejścia do ich wdrożenia sprawia, że nie przynoszą one oczekiwanych efektów.

W praktyce luka cyfrowa objawia się m.in.:

• Manualną komunikacją mailową z dostawcami i klientami wewnętrznymi.
• Ręcznym przenoszeniem danych między ERP a pocztą elektroniczną.
• Koniecznością ręcznego porównywania ofert i wprowadzania zamówień do systemów.
• Brakiem automatyzacji w zakresie raportowania, analizy ofert czy oceny dostawców.

Choć technologie pozwalające zniwelować te problemy są dostępne, wiele firm nie decyduje się na ich implementację lub wykorzystuje je w ograniczonym zakresie.

W jaki sposób AI może pomóc w niwelowaniu luki cyfrowej?

Sztuczna inteligencja i automatyzacja to kluczowe elementy walki z luką cyfrową w zakupach. AI nie zastąpi ludzi, ale może skutecznie wspierać ich pracę, minimalizując czasochłonne, manualne procesy.

Oto kilka przykładów zastosowania AI w zakupach:

• Automatyzacja powtarzalnych i żmudnych czynności, takich jak przetwarzanie zamówień, analiza ofert czy kwalifikacja dostawców.
• Wykorzystanie AI do generowania alertów zakupowych i analiz rynkowych.
• Wsparcie w negocjacjach poprzez analizę emocji rozmówców.
• Cyfrowi asystenci, którzy odpowiadają na pytania pracowników i sugerują optymalne rozwiązania.

Agent AI jako przykad wsparcia w codziennej pracy

Jednym z praktycznych rozwiązań niwelujących lukę cyfrową w organizacji jest stworzenie agenta AI, który odpowiada na pytania pracowników i wspiera ich w procesach zakupowych. Zamiast tracić czas na przeszukiwanie danych czy kontakt z wieloma działami, pracownik najpierw zadaje pytanie AI – a dopiero jeśli system nie znajdzie odpowiedzi, temat przekazywany jest do człowieka. Kluczowe jest jednak odpowiednie przygotowanie takiego agenta – im lepsze dane wejściowe i proces nauki, tym bardziej wartościowe i precyzyjne będą jego odpowiedzi. W przeciwnym razie zamiast usprawniać pracę, może generować błędne lub niepełne informacje, co zniechęci użytkowników do korzystania z narzędzia.

Wyzwania w adaptacji nowych technologii

Jednym z głównych problemów związanych z wdrażaniem cyfrowych rozwiązań jest opór organizacyjny i brak świadomości dostępnych technologii. Firmy często pozostają przy znanych, choć niewydajnych rozwiązaniach, obawiając się skomplikowanego procesu wdrożenia nowych narzędzi.

Dodatkowym wyzwaniem jest fragmentaryczność cyfryzacji – wiele organizacji wprowadza nowoczesne technologie tylko w wybranych obszarach (np. sprzedaży czy HR), zamiast integrować je w całym przedsiębiorstwie.

Jednak warto pamiętać, że AI i nowoczesne systemy zakupowe są dziś coraz prostsze i tańsze we wdrożeniu. Nie wymagają dużych nakładów czasowych ani zaawansowanej wiedzy technicznej, a ich potencjał w usprawnianiu procesów jest ogromny.

Luka cyfrowa – prrzyjaciel, czy wróg?

W dzisiejszym świecie AI albo się kocha albo nienawidzi – to tak w przenośni, bo Luka cyfrowa w zakupach to problem, z którym mierzy się wiele firm. Choć narzędzia do jej niwelowania są dostępne, ich skuteczność zależy od świadomości organizacji, gotowości do zmian i umiejętnego wykorzystania nowoczesnych technologii. Warto zastanowić się nad tym, które zadania na co dzień zabierają nam dużo czas, są żmudne, „nielubiane” i wyręczyć się za pomocą AI, by zaoszczędzony czas i uwagę przenieść na inne obszary, takie jak planowanie, działania strategiczne, rozwój.

Warto zapamiętać też, że to, czego dziś nie postrzegamy jako luki cyfrowej, jutro może nią już być.

Czy Twoja firma jest gotowa na cyfrową transformację?

Zapraszamy do obejrzenia pełnego webinaru w ramach Zakupowych Czwartków Logintrade, gdzie Tomasz Wudarzewski i Michał Szlachcic omawiają ten temat w szczegółach.