Zarządzanie kategorią zakupową jako podstawa kwalifikacji

Współpraca ze sprawdzonymi dostawcami stanowi podstawę funkcjonowania wszystkich firm, a w szczególności tych o profilu produkcyjnym. Pozyskiwanie nowych dostawców w wielu sytuacjach może zwiększyć ryzyko zarówno utrzymania ciągłości produkcji, jak i problemów związanych z samą jakością produktów dostarczanych finalnym klientom. Czy to jednak w praktyce oznacza ograniczenie się tylko do sprawdzonych dotawców? Punktem wyjścia w całej dyskusji jest problematyka związana z zarządzaniem ryzykiem zakupów biznesowych. To ryzyko jest rożne dla różnych kategorii zakupowych, a co za tym idzie działania podjęte w celu ograniczania ryzyka powinny być również selektywne. Bardzo ciekawie wyjaśnił to Peter Kraljic w tak znanej w środowisku zakupowym macierzy Kraljica.

W przypadku większego ryzyka biznesowego (kategorie strategiczne i wąskie gardła)
kwalifikacja dostawców wydaje się kluczowa z punktu widzenia zapewnienia dużej
efektywności zakupowej. Jednocześnie proces kwalifikacji nie powinien dotyczyć kategorii dźwigni oraz standardowych, przy których ryzyka dostaw nie występują lub są zdecydowanie niższe.

Proces i narzędzia

Nie ma jednolitej praktyki w zakresie realizacji kwalifikacji dostawców. Cel związany z zarządzaniem ryzykiem jest dla zdecydowanej większości firm oczywisty, ale już sposób wykonania bywa różny. Najczęstszą praktyką w tym zakresie będzie z całą pewnością ankieta kwalifikacji dostawców, pozwalająca na zebranie kluczowych informacji niezbędnych z punktu widzenia podjęcia decyzji o współpracy, co jest jednoznaczne z nadaniem statusu dostawcy kwalifikowanego. Ankieta może być zastąpiona również wywiadem sformalizowanym. Zakres niezbędnych informacji dotyczy często aspektów finansowych, możliwości produkcyjnych, kadry, posiadanych certyfikatów zarządzania jakością itp. Proces kwalifikacji może być ponadto w zależności od specyfiki kategorii zakupowej uzupełniony audytem, a także dostarczeniem próbek.

Do najlepszych praktyk w zakresie kwalifikacji możemy zaliczyć warsztaty z udziałem dostawcy, których celem będzie przedyskutowanie kluczowych zagadnień związanych z zarządzaniem ryzykiem biznesowym. Część przedsiębiorstw stosuje również rozwiązania polegające np. na próbnej dostawie lub kilkukrotnej dostawie, która w przypadku pozytywnej oceny pozwala na nadanie statusu dostawcy kwalifikowanego. Proces kwalifikacji realizowany jest zwykle w praktyce w oparciu o komunikację elektroniczną, a także platformę zakupową lub moduł systemu SRM.

Ryzyko czy wygoda?

Proces kwalifikacji dostawców jest kluczowy z punktu widzenia zarządzania jakością, ale nie powinien jednocześnie sprowadzać się do ograniczenia się jedynie do dostawców kwalifikowanych. Stała analiza rynku, wyszukiwanie oraz weryfikacja nowych dostawców wydaje się stanowić podstawę skutecznych działań zakupowych. Takie podejście zapewnia tworzenie know-how o trendach na rynku, a w tym także innowacyjnych rozwiązaniach opracowanych przez potencjalnych dostawców. Część firm realizuje projekty związane z pozyskiwaniem nowych dostawców w celu ograniczenia sytuacji single sourcing. Warto pamiętać, że dział zakupów jest odpowiedzialny za komunikację z rynkiem (nie tylko z obecnymi dostawcami). Niestety czasem zaczynają dominować praktyki „wygodne” i całkowite ograniczanie ryzyka poprzez brak weryfikacji rynku, co powoduje niepokojące zjawisko oderwania się od aktualnych informacji na temat dostawców oraz ich działań, a także nie pozwala na skuteczną weryfikację konkurencyjności ofert składanych przez dostawców.

Kwalifikacja jako integralna część polityki i strategii zakupowej

Zarządzanie ryzykiem dostaw pozostaje bardzo istotnym elementem działań zakupowych. Wymaga jednak profesjonalnej dyskusji i ustaleń w zakresie zarówno opracowania polityki zakupowej, jak i strategii. W szczególności warto zwrócić uwagę na zagadnienia związane z podejściem do single sourcing, a także weryfikacji rynku pod kątem analizy innowacyjnych rozwiązań, co stanowi podstawę do budowania bazy know-how. Zestaw narzędzi wykorzystywanych do realizacji procesu kwalifikacji może być również zróżnicowany w zależności od ryzyka zakupowego. W praktyce możemy stosować zarówno proste ankiety, jak i złożone audyty. Platforma zakupowa ułatwia komunikację w zakresie pozyskiwania informacji niezbędnych w procesach decyzyjnych związanych z kwalifikacją dostawców. Ponadto narzędzia IT stanowią bazę do budowania know-how w obszarze zakupów B2B.