Zamówienia

Realizacja zamówień stanowi jeden z podstawowych procesów w systemie zakupowych każdego przedsiębiorstwa. Problem w praktyce stanowi dość słabe doprecyzowanie tego, co przez zamówienia będziemy rozumieć. W niektórych firmach mogą pojawić się dokumenty zwane zamówieniami wewnętrznymi, które bardziej trafnie należy określić jako zapotrzebowania lub wniosek zakupowy.

Zamówienia to w istocie dokument służący do komunikacji pomiędzy stroną kupującą, a dostawcami, którzy w tej formie informowani są o potrzebie biznesowej w celu realizacji dostawcy. Oczywiście możemy rozpisać się na temat zamówień w ramach kontraktów, umów ramowych oraz zamówień funkcjonujących niezależnie lub w oparciu o OWZ (Ogólne Warunki Zakupów). Z punktu widzenia procesu składania zamówień warto wyróżnić rolę klientów wewnętrznych, którzy będą pełnić rolę inicjatorów. W części firm oraz kategorii zakupowych taką rolę mogą pełnić również kupcy. Wraz z pojawieniem się roli inicjatora będziemy również mówić o roli akceptujących rozumianych jako kierownicy, menedżerowie, dyrektorzy, zarząd. Obieg wewnętrzny w oparciu o workflow w sytuacji akceptacji zamówień jest jedną z podstawowych funkcji systemów informatycznych, co w szczególności dotyczy systemu klasy ERP.

Komunikacja przede wszystkim

Jeżeli główną funkcją zamówień jest komunikacja z dostawcami, to system informatyczny powinien częściej pełnić funkcję conectora. Przekazywanie zamówień, ale też akceptacja zamówień, odrzucanie, odbiory itp. powinny stanowić podstawowe funkcjonalności. W tym przypadku niezbędny będzie portal dostawców, który taką komunikację umożliwi. Oczywiście dalej część procesu jesteśmy w stanie obsłużyć na mailach, ale jeżeli chcemy budować bazę know-how, również dla dostawców lub zwiększyć bezpieczeństwo transakcji poprzez wprowadzenie strefy logowania, bez portalu dostawców nie jesteśmy w stanie zrealizować tego efektywnie.

Wizualizacja produktów

Jak wyglądają systemy ERP wiemy wszyscy. Również to, że są chyba najlepszym narzędziem do zarzadzania procesami wewnętrznymi, co dotyczy w szczególności firm produkcyjnych. Mają jednak swoje wady, takie jak wyżej wspomniana obsługa komunikacji. Problemem jest również strona wizualna oraz UX/UI związana z obsługą między innymi procesu zamówień. I tu pojawia się coraz bardziej popularna koncepcja Amazon Like, której Twórcy stawiają tezę, że zakupy B2B powinny być realizowane w identyczny sposób, jak robimy to na co dzień offline, a korzystanie z interface w systemach ERP nie jest dla nas czymś naturalnym.

Jeżeli nie w ERP, to jak? Właśnie tak jak na Amazonie, E-buy, Allegro oraz w każdym sklepie internetowym. Z możliwością wizualizacji produktów, lajkowaniem, dodawaniem opinii oraz przede wszystkim wykorzystaniem aplikacji mobilnych. Pamiętajmy jednocześnie, że nadal podstawowym system będzie ERP. Można więc wyodrębnić niektóre kategorie realizowane w sklepie lub integrować system ERP z platformą zakupową wykorzystującą moduł katalogów elektronicznych. Jest to dość złożone przedsięwzięcie informatyczne, ale zdecydowanie podnoszące użyteczność oraz komfort pracy użytkowników, tzn. ludzi takich jak Ty i ja.

Kierunki

Kierunki na dzisiaj ? Zdecydowanie Amazon Like. Systemy ERP dość długo były oporne na zmiany i trendy w branży internetowej, ale to się powoli zmienia. Model SaaS staje się podstawą we wdrożeniach platform zakupowych, które z roku na rok zyskują na popularności. Mamy też młodsze pokolenie, które wyrosło na narzędziach funkcjonujących w świecie e-commerce. UX/UI stanie się podstawowym sposobem myślenia i wymaganiem dla aplikacji. Platforma zakupowa zdecydowanie wpisuje się w ten trend.