Eksperci w komunikacji

Pozyskiwanie ofert handlowych jest jednym z podstawowych działań osób pracujących na stanowiskach kupców realizujących zakupy w sposób tradycjonalny oraz przy pomocy platformy zakupowej. I nie chodzi w tym tylko o to, aby kupić i dostarczyć produkt lub usługę  ale o to, aby ten zakup zoptymalizować pod kątem ceny oraz pozostałych warunków, a także dostarczyć firmie największą wartość dodaną. Skoro rozmawiamy o większej liczbie ofert, to przede wszystkim z założenia interesuje nas perspektywa rynków konkurencyjnych, produktów lub usług standardowych, często handlowych, a przede wszystkim obarczonych niskim ryzykiem dostaw. Do pozyskania ofert wykorzystujemy oczywiście zapytanie ofertowe, co wszyscy wiemy. Pytanie jednak jak podejść do procesu komunikacji z dostawcami, aby zrealizować to profesjonalnie. I w tej komunikacji musimy się stać ekspertami.

Zapytanie otwarte

Więcej ofert oznacza bardziej intensywną komunikację z rynkiem dostawców, a tu najlepszym narzędziem będą zapytania w formie otwartej na platformie zakupowej. To właśnie takie podejście pozwala dotrzeć z zapytaniem do dostawców, a z drugiej strony dostawcom na wyszukiwanie informacji biznesowych o potrzebach firm. Do najczęściej publikowanych kategorii zakupowych w formie otwartej możemy zaliczyć:

• utrzymanie ruchu
• normalia
• części maszyn produkcyjnych
• narzędzia
• IT
• materiały biurowe
• usługi

Do publikacji zapytań ofertowych świetnie sprawdzą się platformy zakupowej zintegrowane z marketplace.

Moment publikacji

Dla naszych kolegów odpowiedzialnych za działania marketingowe i sprzedażowe moment przesyłania informacji do klienta, dzienny cykl aktywności klienta jest sprawą absolutnie kluczową. A dla zakupów ? Moment publikacji zapytania ofertowego może mieć spore przełożenie na liczbę zebranych ofert handlowych. W dużych projektach zakupowych oczywiście nie ma to większego znaczenia ale przy drobnych zakupach sytuacja wygląda już zgoła odmiennie. Czy Twoja koncentracja na zadaniach jest identyczna o godzinie 8:00, 12:00 i 16:00? No właśnie. Jesteśmy ludźmi i pracujemy w swoim naturalnym rytmie.

Czas na składanie ofert

Tu sprawa jest jeszcze prostsza. Krótki czas – mało ofert. Dłuższy czas – więcej ofert. A jeżeli zapotrzebowania mają krótkie terminy realizacji ? Wtedy problem jest bardziej złożony i wymaga zwykle optymalizacji procesów biznesowych w firmie. Oczywiście zawsze znajdą się zakupy, które musimy zrealizować w bardzo krótkim terminie ale liczba ofert nie będzie w takiej sytuacji naszym priorytetem. Standardy i najlepsze praktyki? To zależy oczywiście od specyfiki zakupu ale dla typowych kategorii zakupowych warto przyjąć przynajmniej 3 dni robocze.

Dobry i atrakcyjny opis

Dobry opis musi być wyczerpujący i to rozwiązuje problem. Oczywiście jeżeli myślimy jak urzędnik. Jeżeli naszym celem jest pozyskanie większej liczny ofert musimy myśleć jak marketer. Już sam tytuł zapytania ma ogromne znaczenie. Od niego rozpoczyna się czytanie wiadomości. Zanim ktoś dojdzie do szczegółów trzeba go wcześniej zainteresować i zachęcić do złożenia oferty. Zwłaszcza dotyczy to potencjalnych dostawców. Może warto w 2-3 zdaniach napisać coś o naszej firmie? O podejściu do kupowania danej kategorii zakupowej? O sposobie podejścia do dostawców? O zaletach współpracy z nasza firmą?

Pojawiam się i znikam

Jest oczywiste, że dostawcy mogą zadawać pytania. Dobra komunikacja może przełożyć się na liczbę ofert handlowych. O zbawiennych aspektach psychologicznych rozmowy telefonicznej myślę, że nawet nie muszę wspominać. Nie ma nic gorszego, niż publikacja zapytania i zniknięcie na pewien czas. Jako kupcy jesteśmy przede wszystkim specjalistami od komunikacji. Platforma zakupowa to ważne rozwiązanie ale mail, telefon oraz spotkania bezpośrednie wciąż stanowią podstawowe narzędzie pracy.

Gdy otrzymują małą ilość ofert…

 Można łatwo zaobserwować, w jakich przypadkach zapytania otrzymują małą ilość odpowiedzi.

Dzieje się tak zwykle, gdy :

• Opublikowane zapytanie jest jednodniowe → ponieważ dostawcy mają niewiele czasu na zapoznanie się z ofertą, sprawdzenie swoich możliwości oraz odpowiedź.
• Zapytanie publikowane jest w weekend lub święto → czas wolny od pracy.
• Zapytanie jest źle opisane → opis produktu lub usługi jest zbyt skąpy, nie ma podanych warunków formalnych, płatności, warunków dostawy, gdy występuje niezgodność między treścią zapytania a tabelą produktu, jeżeli występuje nieścisły  lub mylący tytuł zapytania. Jeżeli zapytanie jest na bardzo dużą ilość pozycji lub różnorodne i nie ma możliwości składania ofert częściowych.
• Gdy są pomylone załączniki lub ich brak w przypadku, gdy są niezbędne.

Wnioski

Opracowanie zapytania ofertowego nie jest czynnością administracyjną. Stanowi raczej sztukę projektowania atrakcyjnej komunikacji skierowanej do dostawców. Sposób podejścia do opracowania zapytania ofertowego będzie miał przełożenie na składane oferty handlowe. Warto również zadbać o komunikację telefoniczną oraz mailową w trakcie trwania zapytania. Od strony dostawców mogą pojawić się pytania, a podejście kupca może mieć wpływ na skłonność dostawców do składania ofert. Rolą nowoczesnego działu zakupów jest przyciągnięcie uwagi, zainteresowanie zapytaniem ofertowym oraz zachęcenie do złożenia oferty, a to już wymaga zmiany w sposobie myślenia o procesie komunikacji z rynkiem.