Ryzyko dostaw i komunikacja

Realizacja efektywnych zakupów biznesowych w sytuacjach związanych ze zwiększonym ryzykiem dostaw wymaga zdecydowanie lepszej komunikacji z dostawcami. Zarówno zabezpieczenie dostaw, jak i partnerstwo oparte na wydajności oparte jest na relacjach, wzajemnym zaufaniu, a przede wszystkim na dobrze poznanych partnerach biznesowych. Taki sposób myślenia i działania będzie z całą pewnością odmienny dla podejścia przetargowego, charakterystycznego z kolei w przypadku mniejszego ryzyka (produkty dźwignie oraz standardowe w macierzy Kraljicia). Większe zastosowanie będą miały negocjacje relacyjne bazujące na innych komunikatach i akcentach niż negocjacje poprzetargowe oraz e-aukcje realizowane na platformie zakupowej, w trakcie których argument konkurencji będzie często kluczowy.

Ocena dostawcy jako podstawa dobrej komunikacji

Ciągłe doskonalenie jakości rozumianej nie tylko w wymiarze technicznym, ale również dodatkowe wartości, takie jak obsługa klienta, czas reakcji na reklamację, doradztwo, terminowość dostaw itp., wymaga dwustronnej, bardzo dobrej komunikacji. Podstawą jest tutaj feedback od klienta, który dla profesjonalnych dostawców stanowi niezwykle cenne źródło dające możliwość zaprojektowania produktu poszerzonego w taki sposób, aby optymalizować satysfakcję klienta. W dużym uproszczeniu: im lepsza informacja zwrotna, tym dostawca posiada większe możliwości w celu doskonalenia współpracy. Feedback może być projektowany na podstawie oceny bieżącej współpracy dokonanej na podstawie badań ankietowych, wywiadów sformalizowanych, grup focusowych, niesformalizowanych dyskusji oraz twardych wskaźników takich jak np. opóźnienia w dostawach, liczba reklamacji. Oczywiście zupełnie osobnym i dość rozbudowanym wątkiem jest metodyka związana z oceną dostawców. O ile w wielu sytuacjach w praktyce radzimy sobie z problemem tej oceny, o tyle w niewielkim stopniu dyskutujemy na temat sposobu przekazywania informacji zwrotnej do dostawcy. Obsługa tego procesu jest również istotna z punktu widzenia informatyzacji zakupów z wykorzystaniem platform zakupowych oraz systemów SRM.

Diabeł tkwi w szczegółach

W procesie rozwoju dostawców możemy zaprojektować metodykę komunikacji z dostawcami, która będzie stanowiła podstawę przekazania kluczowych uwag i wniosków po dokonanej ocenie. Taka metodyka powinna dawać możliwość swobodnych dyskusji, a także stwarzać możliwość komunikacji dwustronnej. Kolejne rozważania mogą koncentrować się na wypracowaniu najlepszych praktyk w zakresie jej stosowania. O ile jednak absolutnie podstawową zasadą stosowaną w zarządzaniu jest przekazywanie informacji zwrotnej, o tyle w przypadku współpracy z dostawcami sprawa nie jest do końca oczywista. Pamiętajmy jednak, że mamy do czynienia często z wytrawnymi graczami handlowymi,  a cała komunikacja może być traktowana jako negocjacje. Przekazywanie pozytywnych informacji zwrotnych i budowanie w ten sposób wartości dostawców może się również przełożyć na argumentację oraz sposób budowania przewagi negocjacyjnej. Czy w takim razie nie chwalić? Są zapewne plusy oraz minusy, a wszystko będzie zależało od szczegółów takiej komunikacji z dostawcami, która wcale nie jest prosta i wymaga myślenia zarówno analitycznego jak i całościowego. Wytrawna gra zakupowo-sprzedażowa wymaga wytrawnych graczy. I to po obu stronach.