Każda owocna współpraca pomiędzy partnerami biznesowymi opiera się na dobrej komunikacji. Nie inaczej jest w przypadku relacji kupców z dostawcami. Jeśli prawidłowo podejdziemy do tego zagadnienia dostawcy będą integralną częścią naszego systemu. Z drugiej strony zaniedbany proces komunikacji negatywnie wpłynie na wyniki biznesowe utrudniając lub wręcz uniemożliwiając spełnienie oczekiwań klientów wewnętrznych oraz ostatecznych.

SCHEMAT RELACJI KLIENT-FIRMA-DOSTAWCA

Komunikacja z dostawcami z roku na rok staje się coraz bardziej skomplikowana. Rosnący nacisk ze strony klientów firmy na coraz większą elastyczność w podejściu do współpracy, presja na ceny i marże oraz globalizacja łańcuchów dostaw przyczyniły się do pojawiania się w środowisku biznesowym coraz trudniejszych wyzwań. Aby im sprostać wiele firm postawiło na poszerzenie  zakresu współpracy z dostawcami, ich monitorowania,  a przede wszystkim szybszej i sprawniejszej komunikacji z nimi.

Systemy e-zakupowe mogą być doskonałym narzędziem do realizacji powyższych celów. Możemy je wykorzystać do bezpośredniego porozumiewania się z jednym kontrahentem, jak i z wieloma potencjalnymi oferentami znajdującymi się w naszej bazie dostawców. Platformy zakupowe pomagają też w gromadzeniu informacji oraz walidacji całego procesu zaopatrzenia. Im większe możliwości interakcji pomiędzy kupcami a dostawcami tym łatwiej dokładnie sprecyzować swoje wymagania oraz udzielić odpowiedzi na pytania oferentów.

Składanie ofert często jest zbyt pracochłonne i ostatecznie staje się barierą nie do przejścia dla wielu firm z sektora MŚP. Wykorzystanie oprogramowania e-zakupowego jest szczególnie wartościowe dla małych i średnich przedsiębiorstw, gdyż upraszcza i standaryzuje proces składania oferty, co pozwala im na dużo większe zaangażowanie na platformie niż w przypadku zapytań w formie tradycyjnej. Portal zakupowy umożliwia dostawcom łatwą rejestrację, szybki dostęp do nowo opublikowanych zapytań ofertowych, jednolity i prosty system składania ofert, a także ułatwia sprawdzenie historii swojej aktywności. Nie jest to bez znaczenia również dla kupującego, który ma możliwość weryfikacji działalności wszystkich współpracujących dostawców.

W komunikacji z wieloma dostawcami ważne jest, by informacje były dostarczane w sposób uporządkowany. Korzystanie z platformy zakupowej automatyzuje proces składania zapytań ofertowych. Oznacza to, że wszyscy dostawcy otrzymują informację w tym samym czasie i formacie.

Dzięki wykorzystaniu oprogramowania e-zakupowego dużo łatwiej jest zidentyfikować najlepszych dostawców oraz wypracować z nimi relacje daleko wykraczające poza zwykłe negocjacje, co ułatwi proces ustalania najkorzystniejszej dla obu stron ceny. Zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji oraz uporządkowanie szumu informacyjnego pozwoli kupującemu skoncentrować się na budowaniu relacji z kluczowymi dostawcami, a także wzmocnić je z tymi kontrahentami, z którymi współpracują rzadziej.

Efektywna współpraca z dostawcą jest wynikiem regularnej, sprawnej komunikacji. Dzięki wykorzystaniu elektronicznych kanałów  porozumiewania się możemy uprościć wiele procesów, uniknąć nieporozumień i zlikwidować zawiłości, które wynikają z dużej komplikacji współczesnego łańcucha dostaw.