Dostawca na platformie zakupowej

E-aukcje stają się coraz bardziej popularnym narzędziem wspierającym proces zakupów biznesowych. W wielu sytuacja stanowią alternatywę dla negocjacji z dostawcami. W szczególności e-aukcje znane są użytkownikom platform zakupowych, na których można również realizować elektroniczne zapytania ofertowe.

Platforma zakupowa – strategie składania ofert handlowych

Głównym celem wykorzystania aukcji elektronicznych jest optymalizacja ofert handlowych, do czego niezbędne jest zaangażowanie dostawców, którzy stanowią najliczniejszą grupę użytkowników. Organizacja e-aukcji wymaga dobrej komunikacji pomiędzy kupcami, a firmami zainteresowanymi składaniem ofert. Zdarzają się oczywiście sytuacje, w których dostawcy odmawiają udziału w e-aukcjach. W takich sytuacjach kluczowa jest oczywiście analiza sytuacji oraz samego kontekstu aukcji. Warto również pamiętać, że dostawcy również stosują różne strategie udziału w w e-zakupach, a zastosowanie przez nich ceny dolnej równie cenie górnej (cena w ofercie wstępnej jest jednocześnie ceną ostateczną) w wielu przypadkach podważa zasadność brania udziału w aukcji elektronicznej.

Spotkania i telefony w kontaktach z dostawcami na platformie zakupowej

E-aukcje jako narzędzie do wspierania procesów zakupowych wykorzystywane jest przez firmy w różny sposób. Oprócz aukcji otwartych bardzo często w praktyce biznesowej aukcje wykorzystane są jako dogrywki po zebraniu ofert handlowych. Jednocześnie dla części firma nie stanowią one zamknięcia procesu, a jedynie etap w ustalaniu ostatecznych warunków współpracy. Techniki i narzędzia prowadzenia rozmów z dostawcami na platformie zakupowej to oczywiście temat złożony, jednakże najlepsze praktyki wskazują na to, że aukcja elektroniczna powinna być etapem ostatecznym. Prowadzenie rozmów po e-aukcji ułatwia wyjaśnienie wielu istotnych spraw z punktu widzenia zakupów, ale może doprowadzić również do asymetrii informacji oraz naruszenia zasad transparentności, co z kolei często prowadzi do braku możliwości porównania ofert handlowych. Spotkania z dostawcami i zapewnienie dobrej komunikacji jest bardzo istotne, ale warto je przeprowadzać przed aukcją elektroniczną. Natomiast po e-aukcji istotne jest przekazanie informacji zwrotnej o wyborze dostawcy. Oczywiście szczegółowość feedbacku może być różna i jest uzależniona od przyjętej strategii komunikacji.

Czas i motywacja dostawców

Wszystkie firmy stojące przed problemem wdrożenia e-aukcji analizują potencjalne korzyści z wykorzystania tego narzędzia. Oprócz oszczędności istotnym zagadnieniem jest również możliwość skrócenia czasu realizacji postępowań zakupowych, a w wielu przypadkach kosztów procesowych. Warto pamiętać, że czas istotny jest również z punktu widzenia dostawców. Skrócenie czasu niezbędnego na składanie ofert może przyczynić się do wzrostu motywacji dostawców do składania ofert handlowych. W takim przypadku ciekawym rozwiązaniem może być wykorzystanie aukcji otwartych jako narzędzia zastępujące zapytania otwarte, co stanowi dobrą praktykę w odniesieniu do zakupów standardowych o niewielkich wartościach.

Realizacja e-zakupów nie polega w na przerzucenie się w 100% na e-komunikację. W dalszym ciągu jest to komunikacja pomiędzy ludźmi, która w określonych okolicznościach wymaga rozmowy telefonicznej, kontaktu twarzą w twarz oraz dobrej kultury po dwóch stronach.