Wprowadzenie

 E-aukcje stanowią jedno z podstawowych narzędzie w obszarze e-zakupów. Każda platforma zakupowa posiada tą podstawową funkcjonalność. Rosnąca z roku na rok popularność zastosowania aukcji elektronicznych wymaga opracowania metodyk oraz najlepszych praktyk. W szczególności praktyczny problem dotyczy nie tylko zastosowania odpowiedniej strategii aukcyjnej, ale przede wszystkim implementacji tego typu rozwiązań w procesy i dokumentację zakupową.

Narzędzia

E-aukcje jako narzędzie wsparcia procesu zakupowego postrzegane są często jako alternatywa dla wykorzystania negocjacji handlowych rozumianych jako spotkania bezpośrednie, kontakty telefoniczne oraz pozostałe elektroniczne formy komunikacji z dostawcami ukierunkowane na optymalizację ofert handlowych. W celu uporządkowania wiedzy w tym zakresie warto wprowadzić definicję negocjacji poprzetargowych prowadzonych po zebraniu ofert handlowych, których zastosowanie ma miejsce w identycznym lub zbliżonym kontekście biznesowym jak w przypadku aukcji elektronicznych. Zupełnie innym podejściem są negocjacje relacyjne w mniejszym stopniu ukierunkowane na zwiększenie konkurencyjności pomiędzy dostawcami, a w większym na wspólnym dochodzeniu do porozumienia opartego na relacjach z dostawcami. Platforma zakupowa nie wpływa negatywnie na relacje i stanowi narzędzie wspierające komunikację z dostawcami.

Założenia

Wdrożenie elektronicznych platform zakupowych w większość procesów i procedur zakupowych wprowadza przedsiębiorstwo w świat zupełnie nowych narzędzi. Ich zastosowanie nie jest z jednej strony skomplikowane, ale z drugiej strony spotyka się z daną kulturą organizacyjną, a w szczególności z podejściem do dostawców. Zastosowanie e-aukcji wymaga zrozumienia selektywnego podejścia do realizacji zakupów, czego przykładem może być zastosowanie analizy Kraljicia do modelowania taktyk zakupowych w odniesieniu do poszczególnych segmentów kategorii zakupowych. E-aukcje jako narzędzie wymuszania konkurencji z dostawcami w mniejszym stopniu uwzględniają problematykę budowania relacji oraz wspólnej wartości z uwzględnieniem koncepcji Win-Win. Nadmierna i nieadekwatna do sytuacji biznesowej koncentracja na relacjach z dostawcami utrudnia wdrożenie e-zakupów opartych często na rynkowych zasadach transparentnego konkurowania na wykreowanych przez kupcach rynkach elektronicznych.

Praktyka

Zostawmy jednak na moment rozważania dotyczące sposobu implementacji filozofii e-zakupów w praktykę biznesową i dokonajmy przeglądu tego, jak zastosowanie aukcji elektronicznych wygląda na co dzień. Na podstawie przeprowadzonych badań wśród firm posiadających dostęp do systemów e-aukcyjnych wynika, że tylko ok. 17 % kupców nigdy nie korzysta z aukcji elektronicznych, a często z tego typu narzędzia do optymalizacji ofert korzysta 33 % osób. Mniej więcej połowa kupców wykorzystuje aukcje elektroniczne od czasu do czasu.

Powyższa analiza nie wydaje się zaskakująca ze względu na to, że aukcje elektroniczne pełnią zwykle funkcje dogrywek do złożonych zapytań ofertowych i bardzo rzadko wykorzystywane są jako samodzielna forma zakupowa. Oczywiście przy takim podejściu zawsze pozostaje pytanie o to w jakiej sytuacji biznesowej uruchamiać dogrywkę. Zagadnienie w szczególności dotyczy wartości realizacji zakupów oraz liczby ofert pozyskanych na pierwszym etapie postępowania.

Zastosowanie e-aukcji jako jednego z podstawowych narzędzi zakupowych z całą pewnością powiązane jest nie tylko z kulturą, ale przede wszystkim z procedurami zakupowymi. Z poniższego wykresy wynika, że większość przedsiębiorstw nie uwzględnia aukcji elektronicznych w wewnętrznych procedurach traktując je jedynie jako pewną praktykę zakupową wspomagającą realizacje postępowań.

Ocena takiego podejścia wymaga dogłębnej analizy praktyki w zakresie wykorzystywanej dokumentacji regulującej proces zakupów. O ile jest zrozumiała w przypadku prostych procedur o tyle wymaga z całą pewnością przemyślenia w rozbudowanych regulaminach zakupowych. Jednocześnie procedury nie stanowią jedynej praktyki w efektywnym wdrażania e-aukcji. Firmy o zdecydowanie mniejszym stopniu formalizacji wdrażają manuale pokazujące najlepsze praktyki zakupowe w zależności od różnych przypadków.

Organizacja elektronicznego rynku jako miejsca do transparentnego konkurowania dostawców wymaga decyzji o współpracy z dostawcami, co w istocie stanowi nagrodę dla zwycięzcy. Ta nagroda szczególnie istotna jest w przypadku zastosowania e-aukcji ze względu na większy wysiłek (niższe ceny, lepsze warunki współpracy) oraz potrzebę przynajmniej częściowego odkrycia się przed konkurencją. Brak decyzji w tym zakresie lub wybieranie dostawców którzy nie wygrali aukcji elektronicznej jest praktyką skutkującą w przyszłości brakiem zaangażowania dostawców w tą formą konkurowania. Oczywiście nie mam na myśli sytuacji wyjątkowych i sporadycznych a raczej politykę postępowania i najczęstsze praktyki. Jak wynika z poniższego wykresy ok. 52 % przedsiębiorstw podejmuje decyzję na podstawie wyników aukcji elektronicznych. Odmienne podejście cechuje ok. 5 % firm, natomiast ok 43 % uwzględnia wyniki e-aukcji od czasu do czasu.

Przeprowadzone badania nie dają odpowiedzi w jakich sytuacjach biznesowych nie brane są pod uwagę wyniki aukcji elektronicznych oraz czym to jest powodowane. Można jedynie domniemywać, że jedną z przesłanek takich działań są zagadnienia związane z kryteriami wyboru oferty handlowej, co w szczególności dotyczy niskiego stopnia formalizacji przy ich formułowaniu i w ten sposób podejmowaniu w istocie decyzji intuicyjnych.

Przyszłość e-aukcji

Zastosowanie e-aukcji z roku na rok zwiększa się powodując, że to narzędzie stanowi podstawę realizacji zakupów na równi z tradycyjnymi działaniami handlowymi. Jednocześnie jesteśmy na początkowym etapie zbierania i analizowania doświadczeń w tym zakresie, a także formułowania najlepszych praktyk zakupowych. Dyskusja w przyszłości z całą pewnością będzie dotyczyła szczegółowych zagadnień dotyczących implementacji e-aukcji w zakupach biznesowych, co dotyczy nie tylko procedur ale także samych metodyk aukcyjnych. Z zdecydowanie większym stopniu będziemy opierać się nie tylko na ogólnych opiniach, ale przede wszystkim wykorzystywać analizę statystyczną. Strategie aukcyjne będą wymagały optymalizacji oraz wykorzystania najnowszych trendów związanych m.in. z sztuczną inteligencją. Prawdopodobnie wzrośnie również znaczenie analizy danych dokonywanych przez kupców na podstawie działań realizowanych na rynkach elektronicznych, a sztuka prowadzenia e-aukcji stanie się jedną z kluczowych kompetencji osób odpowiedzialnych za realizację procesu zakupowego. Platforma zakupowa to jedno z bardziej skutecznych narzędzi wspierających procesy negocjacyjne z dostawcami.