Kontrola wydatków

Zarządzanie zakupami B2B jest obszarem zdecydowanie wynikowym, co w praktyce oznacza potrzebę
ustalenia oraz monitorowania wskaźników efektywności. Strona wydatkowa stanowi jedną z kluczowych perspektyw działów zakupów. Punktem odniesienia dla analiz zakupowych z całą pewnością będzie rynek dostawców, a w szczególności ceny występujące na nim, ale także ceny na giełdach i rynkach stanowiących podstawę zaopatrzenia naszych partnerów biznesowych. Analizując wydatki warto odnieść się do koncepcji dźwigni oszczędności zakupowych oraz przeanalizować praktyki wykorzystywane w zakresie efektywnej realizacji procesu zakupowego. Punktem odniesienia nie tylko będzie kwota wydana w poszczególnych kategoriach zakupowych, ale także możliwość analizy działań na poszczególnych poziomach tych kategorii.

Innym problemem występującym w praktyce jest ustalenie właściwego punktu odniesienia w postaci kategoryzacji obszarów aktywności zakupowej, co sprowadza się często do wprowadzenia struktury wydatkowej opartej na myśleniu finansowym. Oczywiście mówiąc o wydatkach ciężko uniknąć spojrzenia finansowego, ale przy analizie praktyk zakupowych zdecydowanie bardziej będzie interesowało nas spojrzenie zakupowe na rynek dostawców, co nie musi być równoznaczne z finansowym.

Drzewo kategorii zakupowych

Rdzeniem każdego systemu zakupowego w rozumieniu nie tylko platformy zakupowej, ale przede wszystkim systemu zarządzania będzie drzewo kategorii zakupowej. W celu jego prawidłowego zdefiniowania warto przeanalizować rynek, a w szczególności segmenty funkcjonujące na tym rynku. W tym celu możemy zgodnie z filozofią reverse marketingu wykorzystać jedną z wielu macierzowych analiz. Określenie granic rynków oraz segmentów ułatwi nam opracowanie drzewa kategorii zakupowych. W ten sposób oprócz kategoryzacji finansowych, które wykorzystywane są przykładowo do opracowania budżetów, zobaczymy również perspektywę zakupową. Drzewo kategorii zakupowej stanowi kluczową funkcję w opisanych w artykule systemach IT, a w szczególności platformach zakupowych.

Analiza wydatków oraz działań

Nowoczesny dział zakupów będzie miał możliwość przeprowadzenia wielu analiz w oparciu
o kategoryzację zakupową. Jedną z takich analiz są oczywiście wydatki w tych kategoriach,
ale także aktywność zakupowa oraz wykorzystywane praktyki. Do kluczowych KPI dla
kategorii zakupowych będziemy mogli z całą pewnością zaliczyć:

• Stopień konsolidacji dostawców
• Pokrycie umowami ramowymi oraz kontraktami
• Ilość i wartość akcji zakupowych
• Ilość i wartość zamówień

Powyższe analizy nie wyczerpują tematu związanego z wskaźnikami i w zależności od realizowanej strategii zakupowej taki katalog może bardzo różnie wyglądać. W tym miejscu pojawią nam się po raz pierwszy zakupy, które nie są skutecznie zarządzane przez organizację.

Dziki spend

Poprzez dziki spend będziemy rozumieć zakupy, które bardzo trudno jest kontrolować ze względu na kontekst biznesowy. Oczywiście w każdej firmie tego typu zakupy wystąpią, a najlepsze praktyki sprowadzają się do podjęcia działań ukierunkowanych na ich ograniczenie, a co za tym idzie zwiększenie zakresu zarządzania obszarem zakupowym. Do zakupów stanowiących dziki spend możemy zaliczyć przede wszystkim działania nie mające pokrycia w umowach z dostawcami. Dotyczy to zarówno RFQ/RFI/RFP, ale także realizacji zamówień poza umowami.

Problem dzikiego spendu występuje również bardzo często w przypadku zakupów o niewielkich wartościach, a także w sytuacjach awaryjnych wynikających z działania pod presją czasu. Zdecydowanie częściej dziki spend wystąpi w sytuacji realizacji zakupów poza samym działem zakupów.

Platforma zakupowa

Do celów zakupowych powinno należeć ograniczenie dzikiego spendu w organizacji, co w praktyce wymaga podjęcia szeregu działań. Przydatne w takich sytuacjach wydają się platformy zakupowe, które z jednej strony stanowić mogą narzędzie analityczne wspomagające podejmowanie decyzji, z drugiej strony zakupy realizowane z wykorzystaniem platform zakupowych będą stanowić wsparcie dla realizacji działań operacyjnych w obszarze zakupów biznesowych, co pozwoli na bardziej efektywną komunikację wewnętrzną, a także stworzy narzędzie do skutecznego zarządzania. Nawet w koncepcji częściowej decentralizacji funkcji zakupowych, dział zakupów otrzyma narzędzie pozwalające na monitorowanie działań oraz w przyszłości konsolidowanie zakupów.

Platforma zakupowa pozwoli na kontrolowanie wykorzystania budżetu, a także monitoring realizacji e-zapytań. Dobrze wdrożone drzewo kategorii zakupowych będzie stanowiło podstawę do przeprowadzania skutecznych analiz w zakresie działań zakupowych.

Podsumowanie

Problem dzikiego spendu występuje w większości firm. Efektywny dział zakupów ma jednak sporo możliwości, a w szczególności profesjonalne know-how pozwalające na skuteczne działanie w tym zakresie. Oprócz utrzymania ciągłości produkcji, analizy rynków, budowania relacji z dostawcami, profesjonalny dział zakupów zarządza również wydatkami zakupowymi. Ograniczenie dzikiego spendu wymaga w wielu sytuacjach zarządzania zmianą z organizacji, co jest cechą charakterystyczną dla profesjonalizacji obszaru zakupowego. Platformy zakupowe mogą w tym obszarze ułatwić realizację działań optymalizujących sposób realizacji zakupów.