Zmiana

Platforma zakupowa, to nie tylko miejsce gdzie spotykają się kupcy i dostawcy aby realizować swoje interesy handlowe. To przede wszystkim innowacyjne narzędzie wykorzystujące nowe technologie, które daje szeroki wachlarz funkcji do zarządzania procesem zakupowym w przedsiębiorstwach.  Wdrożenie platformy zakupowej w firmie burzy pewien ład i porządek, ale tego rodzaju wyjście ze strefy komfortu dostarcza nowych narzędzi i pozwala na wygenerowanie znacznych oszczędności. Jednak aby ten efekt został osiągnięty, konieczne jest spełnienie kilku wymogów.

Komunikacja

Po pierwsze, powinniśmy zadbać o dobrą komunikację wewnętrzną. Każda osoba zaangażowana w zakupy, zaczynając od klienta wewnętrznego, a kończąc na dyrektorze finansowym, powinna wiedzieć dlaczego nowe narzędzie jest wdrażane oraz jakie korzyści ma ono przynieść firmie. Należy więc mieć na uwadze, że każda firma decydująca się na wdrożenie platformy zakupowej powinna zadbać o sprawną komunikację skierowaną do pracowników, przenosząc tym samym oczekiwania posiadane wobec wdrożenia platformy bezpośrednio na zespół ludzi, którzy będą z tego narzędzia korzystać na co dzień. Sukces nie tylko zależy  od dobrej komunikacji wewnętrznej, ale również od skutecznej komunikacji z otoczeniem zewnętrznym.  Przy wdrażaniu platformy zakupowej zmienia się bowiem sposób komunikacji z dostawcami w ramach prowadzonych postępowań zakupowych.

Lider

Wdrożenie platformy zakupowej w organizacji to proces, który wymaga dobrego zarządcy, aby jego realizacja znajdowała się pod kontrolą i mogła przynieść oczekiwane efekty. Osoba lidera powinna być dla zespołu motorem zmian. Idealnego lidera cechuje przede wszystkim autorytet zbudowany wśród członków zespołu, który może wynikać z racji zajmowanego stanowiska, doświadczenia i nabytej wiedzy lub z naturalnych cech przywódczych.  Lider powinien dawać przykład oraz motywować zespół, jednocześnie stale przypominając cele oraz założenia projektu.

Dobrą praktyką jest także wskazanie zespołowi korzyści, jakie będzie mógł on uzyskać, stosując nowe narzędzia. Automatyzacja procesu zakupowego, szybkie wyszukiwanie dostawców, łatwiejsza komunikacja z rynkiem – to tylko jedne z wielu atutów korzystania z platformy zakupowej, które znacząco wpływają nie tylko na korzyści materialne przedsiębiorstwa, ale także na komfort pracy zespołu pracowników odpowiedzialnych za procesy zakupowe.

Podsumowanie

Wdrożenie platformy zakupowej powinno zostać potraktowane jako projekt, w ramach którego posiadamy strategię oraz cele, do których dążymy. Wszystko to powinno zostać opisane oraz konieczne jest wyznaczenie etapów realizacji poszczególnych założeń. Do realizacji poszczególnych zadań powinny zostać wyznaczone osoby, a nad całością takiego przedsięwzięcia piecze powinien sprawować lider. Przedstawione powyżej praktyki są rozwiązaniem modelowym i należy pamiętać, że procesy ich wdrażania, w ramach funkcjonowania różnych przedsiębiorstw, będę nieznacznie różnić się od siebie.