Rok 2017 był rekordowym pod względem przeprowadzonych aukcji elektronicznych na Platformie Zakupowej Logintrade. Wynik 20 538 zrealizowanych licytacji jest o blisko 40% wyższy w porównaniu z rokiem poprzednim. Biorąc pod uwagę, że aukcje coraz częściej wykorzystywane są w sektorze publicznym, rok 2018 może przynieść kolejny rekordowy wzrost w ilości przeprowadzanych aukcji, a co za tym idzie wymiernych oszczędności dla przedsiębiorstw. Licytacje elektroniczne stanowiące funkcjonalność takich narzędzi jak platforma zakupowa bazują bowiem na wykorzystaniu konkurencyjności rynku służąc obniżaniu cen oraz kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw.

Aukcje to bardzo dobre narzędzie do znajdywania okazji rynkowych. Jak pokazują badania, coraz więcej osób zarządzających zakupami nie wyobraża sobie zakupów bez wykorzystania aukcji. Tworzenie aukcji elektronicznych nie jest skomplikowane, warto jednak stosować w nich sprawdzoną metodologię, która pomoże nam w odniesieniu sukcesu aukcyjnego. Jedną z podstawowych reguł, którą organizator powinien określić jest cena wyjściowa, czyli kwota od której rozpocznie się licytacja.

Metodyka mówi, że cena wyjściowa, zwana także startową, powinna być niższa od najlepszej oferty uzyskanej na pierwszym etapie postępowania o wartość jednego postąpienia (czyli minimalnej zmiany ceny). Zastosowanie się do tej zasady ogranicza nam pewne istotne ryzyka aukcyjne.

Pierwszym z nich jest oczywiście uzyskanie ofert wyższych niż oferta pierwsza w rankingu przed aukcją. Drugim ryzykiem jest zaś remis. Gdyby w wyniku licytacji oferta po aukcji była równa ofercie otrzymanej na nasze zapytanie ofertowe, to w sytuacji w której poza ceną nie ma innych czynników decydujących o wyborze dostawcy, pojawia się pat w postaci remisu. Rozwiązaniem jest przeprowadzenie trzeciego etapu, który ostatecznie powinien rozstrzygnąć wynik postępowania. Wydłuża to jednak czas trwania projektu i sprawia, że kupiec ma więcej pracy niż zakładał pierwotnie. W czasach gdzie w większość zakupów „jest na wczoraj” unikanie tego typu ryzyka zabezpiecza nie tylko kupca ale także klienta wewnętrznego, któremu najbardziej zależy na czasie dostawy.

Warto zastanowić się teraz czy nasza metodyka posiada jakieś słabsze strony. Świadomość ich występowania pozwoli nam lepiej się przygotować. Z pewnością niepożądanym zjawiskiem w licytacjach elektronicznych jest nierozstrzygnięcie aukcji (każda platforma zakupowa posiada swój regulamin). Może się okazać, że na etapie ustalania minimalnej zmiany ceny, która bezpośrednio wpływa na cenę startową, przyjęliśmy zbyt optymistyczną wartość, a co za tym idzie przekroczyliśmy  „próg bólu” dostawców. Oznacza to, że żaden dostawca nie był zainteresowany uczestnictwem w aukcji, ponieważ cena była zbyt na tyle niska, iż cała aukcja traciła na opłacalności. Aby zapobiec podobnej sytuacji, dobrą praktyką jest ustawienie niezbyt dużego postąpienia, aby oferenci małymi „krokami” mogli schodzić ze swojej ceny. Do poprawnego wyliczenia postąpienia przyda nam się specjalistyczna wiedza branżowa o danej kategorii zakupowej, a co za tym idzie znajomość marży na rynkach dostawców. Jeśli zaś nie posiadamy takiej wiedzy, tym ważniejsze jest ustalenie stosunkowo niewielkiego postąpienia.

Metodyka określania ceny wyjściowej przynosi wiele korzyści, niektóre sytuacje aukcyjne mogą jednak determinować zastosowanie innej metodologii. Zdarza się, że organizator nie chce ceną wyjściową zdradzać poziomu cen z pierwszego etapu, gdyż obawia się, że to może nie wpłynąć pozytywnie na przebieg całej aukcji. Innym elementem, który może wpłynąć na decyzję kupca o zaniechaniu ustalenia ceny wyjściowej jest metodyka wyliczania oszczędności, a o te w zakupach nam przede wszystkim chodzi. Zostawiając wolną rękę dostawcom w otwarciu licytacji możemy spowodować, że aukcją rozpocznie się na wysokich pułapach, jednak w wyniku bezpośredniej konkurencji między oferentami będzie ona dość szybko spadała do niższych poziomów. Po takiej aukcji oszczędności liczone % mogą być wyższe, czyli w rzeczywistości na liczbach nasza efektywność i skuteczność jest wyżej oceniania w raportach. Najczęstszym powodem braku ustalenia cen wyjściowych na aukcjach jest jednak fakt, że organizator nie zbierał ofert na pierwszym etapie, tylko postępowanie rozpoczął od razu od licytacji elektronicznej. Jest to, oczywiście możliwe w zakupach, gdzie mamy do czynienia z rynkiem, na którym funkcjonuje wielu dostawców i mamy pewność, że nasze zaproszenie do licytacji spotka się z ich dużym zainteresowaniem.

Na spotkaniach z wieloma praktykami, którzy na co dzień przeprowadzają  znaczną ilość aukcji elektronicznych spotykam się z różnymi opiniami odnośnie braku wyznaczania ceny wyjściowej. Wielu z nich z tego wariantu nie korzysta, jednak są też tacy, którzy w niektórych postępowaniach dostrzegają istotne plusy tego rozwiązania. Decyzję zawsze podejmuje osoba odpowiedzialna za proces zakupowy, warto jednak poznać wady i zalety obu rozwiązań i w praktyce przekonać się, które rozwiązanie jest w określonych warunkach najkorzystniejsze. Platforma zakupowa jest jedynie narzędziem wspierającym prowadzenie aukcji elektronicznych.