Świat zakupów korzysta z wielu narzędzi negocjacyjnych. Obok tradycyjnych form negocjacji, takich jak spotkania czy rozmowy telefoniczne, działy zakupów coraz częściej stosują również aukcje elektroniczne. Sukces w negocjacjach zależy przede wszystkim od tego jak dobrze wykorzystamy wachlarz dostępnych nam narzędzi. Dzisiejszy artykuł wyjaśnia w jakich sytuacjach dobrym rozwiązaniem będzie stosowanie aukcji elektronicznych, a w których lepsze efekty można uzyskać za pomocą tradycyjnych form negocjacji, gdzie miękkie kompetencje negocjatorów oraz relacje na linii kupiec-dostawca mają znaczący wpływ na wynik.

E-aukcja na platformie zakupowej to narzędzie wspierające dokonywanie zakupów polegające na prezentacji on-line ofert handlowych. Czas trwania aukcji nie przekracza zwykle 45 minut. Aukcje te są alternatywą lub też uzupełnieniem dla tradycyjnych negocjacji handlowych. Wykorzystują one zjawisko otwartej konkurencji oraz transparentności procesu wyboru dostawcy, przez co cieszą się coraz większą popularnością. Firmy chętnie wykorzystują je nie tylko w celu oszczędzenia czasu związanego z negocjacjami, ale też posługują się nimi aby wyłonić najlepszą ofertę na rynku. Wykorzystanie Internetu i możliwość rywalizacji dostawców w czasie rzeczywistym sprawiły, że wiele firm stosuje aukcje elektroniczne jako alternatywę bądź uzupełnienie dla tradycyjnych negocjacji.

Aukcje elektroniczne powinny być stosowane na rynkach konkurencyjnych, gdzie ryzyko związane ze zmianą dostawcy jest niewielkie, a proces ich zastępowania relatywnie łatwy przy jednoczesnym niskim ryzyku wpływu na podstawową działalność firmy. W obszarze, który w literaturze przedmiotu często definiowany jest jako „produkty standardowe”, aukcje elektroniczne powinny być stosowane jako element procesu automatyzacji zakupów. Kluczowym, z punktu widzenia kupca, obszarem wykorzystania tego narzędzia e-zakupów są tak zwane produkty „dźwignie”. Jest to kategoria zakupów, na które firmy przeznaczają najwięcej środków, a ryzyko zmiany dostawców jest niewielkie. Korzystając w tym obszarze z aukcji elektronicznej, która bazuje na zjawisku otwartej konkurencji, możemy uzyskać znaczne oszczędności dla firmy.

Gdy mamy do czynienia z rynkiem monopolistycznym bądź oligopolistycznym, na którym nie możemy skorzystać z dźwigni konkurencji, rekomendowanym działaniem są negocjacje relacyjne z dostawcami, do których obie strony podchodzą jako partnerzy biznesowi szukający wspólnych korzyści płynących z wzajemnej współpracy. W wielu firmach częstą praktyką są spotkania bezpośrednie zespołów złożonych ze specjalistów obu stron w celu wypracowania rozwiązań ukierunkowanych na uzyskanie efektu synergii.

Podsumowując, negocjacje tradycyjne są dłuższą formą wyboru dostawcy uwzględniającą serię spotkań i dochodzenie do konsensusu. W obszarach e-zakupów, gdzie kupcy mogą sobie pozwolić na wykorzystanie aukcji elektronicznej, możliwe jest zaś wypracowanie wymiernych oszczędności dla firmy przy jednoczesnej automatyzacji procesu.

Aukcje elektroniczne stanowią bardzo atrakcyjne narzędzie w polityce zakupowej firm i niewątpliwie niosą za sobą wymierne korzyści, niemniej jednak należy pamiętać, że nie powinny one prowadzić do całkowitej eliminacji tradycyjnych narzędzi negocjacyjnych. Prawidłowym ich wykorzystaniem będzie za to traktowanie ich jako skutecznej alternatywy, bądź wartościowego uzupełnienia procesu negocjacji we właściwie dobranych sytuacjach zakupowych.