Współpraca z klientem wewnętrznym w procesie zakupów B2B

Proces realizacji zakupów B2B to dostarczanie produktów i usług niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Rozpoczyna się zwykle od zdefiniowania potrzeb biznesowych przez klientów wewnętrznych. Ich zaangażowanie we właściwy sposób może odegrać kluczową rolę w projektach zakupowych. Warto przyjrzeć się jak wygląda na co dzień współpraca pomiędzy pomiędzy kupcami, a właśnie klientami wewnętrznymi.

Komunikacja i podział kompetencji nie są jest jednolite i z całą pewnością uzależnione zarówno od specyfiki firmy, doświadczenia w realizacji zakupów, jak i kultury organizacyjnej. W niektórych przedsiębiorstwach klienci wewnętrzni wskazują konkretnych dostawców w zależności od kategorii zakupowych. Wynika to z przyjętej metodyki pracy w danej firmie, wiedzy klientów wewnętrznych i kupców na temat kupowanych produktów, a także samej charakterystyki tychże produktów.

Jak wskazuje poniższy wykres rzadko występuje sytuacja w której klienci wewnętrzni nie uczestniczą w procesie tworzenia specyfikacji lub uczestniczą sporadycznie. W zdecydowanej większości sytuacji kupcy posiłkują się wiedzą klientów przy doprecyzowaniu potrzeb biznesowych. Z jednej strony takie rozwiązanie sprzyja lepszej komunikacji z dostawcami oraz dostarczaniu  produktów i usług, których oczekują klienci wewnętrzni. Z drugiej zaś strony istnieje ryzyko tworzenia nadspecyfikacji, oraz ograniczania konkurencji poprzez nadmierny wpływ handlowców na decyzje oraz szczegóły specyfikacji.

.

CZY KLIENCI WEWNĘTRZNI UCZESTNICZĄ W TWORZENIU SPECYFIKACJI?

er

Współpraca z klientami wewnętrznymi przy procesie zakupów może wiązać się z niedogodnościami terminowymi, gdyż zdarza się, że określają oni średnio realne lub wręcz niemożliwe do wykonania terminy realizacji zakupów. Niedogodności te mogą wynikać z braku zrozumienia przez klientów procesu zakupu oraz problemów, z którymi na co dzień spotykają się kupcy. Ponadto zdarza się, że kupcy mają z góry narzucone terminy realizacji, co jeszcze bardziej komplikować będzie proces zakupów oraz wpływać na jego mniejszą biznesową efektywność.

Zdarza się, że klienci wewnętrzni uczestniczą w negocjacjach z dostawcami w zależności od kwoty oraz kategorii zakupowej, jednak z perspektywy kupców ich uczestnictwo w procesie negocjacji nie jest jednoznacznie pozytywne. Wskazywany jest przeciętny poziom ułatwień, jakie daje zaangażowanie w proces klientów wewnętrznych. Bywa również, że z udziału klientów wewnętrznych w negocjacjach z dostawcami wynikają głównie utrudnienia. Jedynie w niewielkiej ilości przypadków uczestnictwo klientów zdecydowanie ułatwia prowadzenie negocjacji z dostawcami. Zwiększenie negocjacyjnych kompetencji klientów wewnętrznych powinno być jednym z priorytetów w usprawnianiu procesu zakupów.

Znajomość relacji ceny do jakości nabywanych produktów i usług wśród klientów wewnętrznych jest ich podstawową kompetencją wpływającą na proces zakupów. Jest ona zazwyczaj jedynie umiarkowana, a zdarza się, że zupełnie niewystarczająca.  

Powyższa ocena sygnalizuje wyraźnie potrzebę podjęcia działań ukierunkowanych na wzrost kompetencji kupców w kierunku samodzielnego prowadzenia negocjacji zakupowych lub zwiększenia kompetencji klientów w obszarze zakupów biznesowych.

Kupcy i klienci wewnętrzni,  którzy wspólnie dokonują oceny dostawców, to popularny model współpracy. Inne zauważalne modele działania w tym zakresie to pełna swoboda kupców w ocenie dostawcy, a z drugiej strony pozostawienie tejże oceny w kompetencjach klientów wewnętrznych. Jednak te dwa ostatnie modele dają dużo mniej możliwości niż łączenie kompetencji kupców i klientów wewnętrznych w tej kwestii.  

Przypadki, w których klienci wewnętrzni podejmują decyzje o wyborze dostawców w zależności od kwoty lub kategorii zakupowych wynikają najczęściej ze specyfiki kupowanego towaru lub usługi.  Zdarzają się jednak odstępstwa od powyższej reguły. Część organizacji odstępuje od tego powszechnie przyjętego modelu i albo pozostawia tą jakże ważną decyzję tylko i wyłącznie w rękach kupców, albo w zakresie obowiązków tylko klientów wewnętrznych.  

Mechanizm podejmowania decyzji będzie bezpośrednio powiązany z zaangażowaniem klientów w proces tworzenia specyfikacji, a także w działania negocjacyjne w trakcie realizacji procesu zakupowego. Dopuszczenie klientów wewnętrznych nie stanowi istotnego problemu w zakupach w sytuacjach dobrego rozumienia aspektów biznesowych, a w szczególności wspomnianej już wcześniej relacji jakości do ceny.

  • negocjacje-elektroniczne-i-tradycyjne-logingtrade

Czy e-aukcje wykluczają negocjacje tradycyjne ?

Marzec 22nd, 2018|0 Comments

Definicje, definicje, definicje   Oczywiście jako producent oprogramowania powinienem napisać że tak, bo przecież aukcje elektroniczne są nowocześniejszą formą prowadzenia negocjacji. Jednakże praktyka, zwłaszcza ta najlepsza praktyka, jest dużo bardziej skomplikowana. Negocjacje konwencjonalne stanowią, oprócz [...]

  • negocjacje-w-badaniach

Jak negocjujemy, czyli negocjacje w badaniach

Marzec 16th, 2018|0 Comments

Jak negocjujemy czyli negocjacje w badaniach     Prowadzenie negocjacji z dostawcami stanowi jedno z podstawowych zadań osób pracujących na stanowiskach kupców. Powstają jednak pytania o sposób realizacji, podejścia, wyników oraz przede wszystkim [...]

  • nowoczesna-dokumentacja-zakupowa

Platforma zakupowa – nowoczesna dokumentacja zakupowa

Marzec 9th, 2018|0 Comments

Nowoczesna dokumentacja zakupowa   Formalizacja zakupów   Zakupy biznesowe stanowią z całą pewnością interdyscyplinarny obszar łączący zarówno twarde zagadnienia dotyczące znajomości kategorii zakupowych, branż, finansów, prawa narzędzi prognozowania, statystyki, ale także komunikacji, psychologii, [...]